Admin support merupakan profesi yang penting dalam suatu organisasi bisnis. Sebab, sosok inilah yang akan bertanggungjawab mengenai urusan administrasi perusahaan.
Secara umum, seorang admin support memiliki pekerjaan untuk menyediakan beragam dukungan yang dibutuhkan kantor. Mulai dari menyusun dan menyiapkan bahan, mengoordinasikan jadwal, menangani komunikasi, hingga membantu operasi pembukuan dan penganggaran bisnis.
Yuk, cari tahu lebih lanjut tentang tanggung jawab dari seorang administration support dan skill yang dibutuhkan untuk menunjang pekerjaan sehari-harinya dalam perusahaan.
Baca Juga: Tugas Admin Toko Online Beserta Skill yang Perlu Dimiliki
Tanggung Jawab Seorang Admin Support
Ada banyak pekerjaan yang harus diselesaikan oleh seorang administration support dalam sebuah perusahan, berikut di antaranya:
1. Support Manajemen Perusahaan
Tugas seorang admin support yang pertama ialah memberikan dukungan manajemen kepada perusahaan.
Dalam hal ini, kamu sebagai seorang admin perlu melakukan tugas kesekertarisan sekaligus administrasi.
Misalnya dengan menulis dan mengedit dokumen dari surat ke laporan dan dokumen instruksional, mempersiapkan komunikasi, seperti memo, email, faktur, laporan, dan korespondensi lainnya, serta membuat dan memelihara sistem pengarsipan, baik elektronik maupun fisik.
2. Mengecek Persediaan Logistik
Administration support juga bertanggungjawab untuk mengecek persediaan logistik. Kamu perlu memastikan bahwa persediaan logistik cukup bagi keperluan operasional bisnis.
Selain itu, kamu harus melakukan pemeliharaan direktori dan logistik yang masih tersedia.
3. Memetakan Sumber Pemasok
Tanggung jawab lain yang diemban oleh admin support yakni melakukan pemetaan sumber pemasok dari pihak luar/eksternal.
Dengan begitu, kamu bisa mengetahui dari mana saja pasokan persediaan barang dan bagaimana kualitasnya. Apabila kualitas barang dan harganya tidak sesuai anggaran, kamu bisa coba menyarankan kepada atasan untuk mengajukan pergantian vendor.
4. Menjadwalkan Pertemuan Bisnis
Admin support memiliki tanggung jawab komunikasi bisnis. Salah satunya dengan menjadi penghubung komunikasi pertama antara pihak internal dan eksternal.
Selain itu, kamu memiliki tugas untuk menyambut klien, menjawab panggilan telepon, memberikan arahan, hingga menyelesaikan masalah sederhana antara kedua belah pihak.
Dalam hal ini, kamu juga bertanggungjawab untuk membuat jadwal pertemuan bisnis antara perusahaan dengan pihak lain di luar.
5. Administrasi dan Surat Menyurat
Administrasi dan surat menyurat juga menjadi tanggungjawab seorang admin support di perusahaan.
Misalnya dengan mempersiapkan korespondensi bisnis, mengelola file, membuat dan merekap penjualan, data entry, dan lain sebagainya.
Baca Juga: Pahami Tugas Admin, Kerja Multitasking yang Lancarkan Bisnis
Skill yang Wajib Dimiliki Admin Support
Nah, untuk melaksanakan semua tanggung jawabnya, seorang administration support perlu memiliki daftar skill di bawah ini.
1. Keterampilan dalam Mengambil Keputusan
Seorang administration support perlu memiliki keterampilan dalam mengambil keputusan. Hal ini karena tanggung jawab seorang admin support sangatlah banyak. Jadi, akan ada banyak keputusan yang harus diambil seiring melakukan pekerjaan mereka.
Misalnya membuat keputusan vendor yang akan dihubungi, dan melakukan hal lain dengan keputusan yang akurat dengan berbagai pertimbangan.
2. Kemampuan untuk Memecahkan Masalah
Sebagai administration support, kamu harus memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah. Dengan begitu, kamu dapat menyelesaikan tugas secara tepat waktu.
Seperti yang kamu tahu, setiap pekerjaan bisa saja memiliki hambatan dalam proses pengerjaannya. Oleh karenanya, kemampuan untuk menyelesaikan masalah sangatlah dibutuhkan.
Saat menghadapi situasi yang menantang, kemampuan untuk memecahkan masalah membantu para administration support profesional ini menemukan solusi praktis.
3. Keterampilan Komunikasi Tertulis
Skill lain yang dibutuhkan agar pekerjaan adiministrasi bisa dilakukan dengan baik, yaitu keterampilan komunikasi secara tertulis.
Keterampilan ini mencakup banyak hal, mulai dari menulis email hingga menulis posting media sosial untuk perusahaan.
Keterampilan komunikasi tertulis yang kuat ini akan meningkatkan kualitas korespondensi kantor. Bahkan, akan sangat membantu kamu saat perlu membuat draf surat, pidato, atau memo untuk seorang eksekutif.
Melansir Indeed, contoh keterampilan komunikasi tertulis yang dibutuhkan admin support ialah tata bahasa yang tepat, menulis email secara profesional, serta membuat pesan terkait keperluan pekerjaan dalam berbagai format lainnya.
Baca Juga: 5 Tugas Umum Sales Admin dan Fungsinya untuk Perusahaan
4. Kemampuan Komunikasi Verbal
Selain komunikasi tertulis, komunikasi verbal juga sangat dibutuhkan oleh seorang administration support selama melakukan pekerjaannya.
Kamu yang bekerja di bidang ini harus memiliki kemampuan berkomunikasi verbal dengan baik agar dapat berhubungan dengan rekan kerja dan manajer secara efisien.
Keterampilan verbal akan sangat membantu kamu saat melakukan percakapan di telepon atau secara langsung, saat berpartisipasi dalam rapat, dan saat bercakap-cakap dengan klien.
Contoh keterampilan komunikasi verbal yang diperlukan dalam bidang pekerjaan administrasi ialah kemampuan untuk mendengarkan dan menanggapi menggunakan nada yang tepat untuk situasi tersebut.
5. Memiliki Manajemen Waktu yang Baik
Banyaknya tanggung jawab seorang admin support membuat kamu harus memiliki manajemen waktu yang baik.
Dengan begitu, kamu bisa menyelesaikan semua tugas yang diberikan secara tepat waktu.
Dalam hal ini, kamu perlu membuat daftar tugas yang lengkap dan harus bisa mengatur waktu secara efektif sehingga tugas dapat selesai sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan.
Manajemen waktu yang baik juga diperlukan untuk membuat keputusan penting selama ada masalah tak terduga. Jadi, tingkat produktivitas dalam bekerja bisa tetap terjaga.
6. Memiliki Perhatian Terhadap Detail
Memiliki perhatian terhadap detail akan mencegah admin support dari berbagai bentuk kekeliruan selama bekerja. Kamu pun bisa menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu dan bisa melakukan tanggung jawab tanpa kesalahan.
Komunikasi kantor terkadang cukup sensitif, sehingga memerlukan perhatian khusus pada alamat email dan informasi.
Saat menyelesaikan tugas entri data, administrasi support harus dapat mengirimkan informasi yang benar berulang kali.
Seorang administration support juga dapat menggunakan perhatian terhadap detail dalam meninjau korespondensi, mengirimkan laporan, dan menyelesaikan tugas sehari-hari mereka.
Baca Juga: 7 Manfaat Menerapkan Paperless Office Bagi Bisnis
7. Kemampuan untuk Menggunakan Teknologi
Dalam menyelesaikan tugas, ada banyak teknologi yang bisa dimanfaatkan oleh administration support sehingga pekerjaannya menjadi lebih efisien.
Oleh karena itu, kamu perlu memiliki kemampuan untuk menggunakan teknologi. Misalnya, seorang administration support harus terbiasa dalam mengoperasikan software Microsoft Office atau suite serupa, seperti tools pengolah kata, spreadsheet, dan alat untuk membuat publikasi.
Selain itu, kamu mungkin perlu mengirim fax, memindai dokumen, atau memasukkan data ke dalam sistem manajemen hubungan pelanggan.
Jadi, penting untuk memiliki pengetahuan yang baik dalam menggunakan browser, software, dan sistem operasional bisnis lainnya.
8. Kecerdasan Emosional yang Kuat
Kecerdasan emosional mengacu pada kemampuan untuk memahami orang lain. Untuk pekerjaan di bidang administrasi, kecerdasan emosional yang kuat sangat penting untuk membuat kohesi anggota tim menjadi lebih mudah.
Hal ini karena kamu akan bekerja dengan banyak orang selama bertanggungjawab dengan keperluan administrasi bisnis.
Jadi, memiliki kemampuan untuk bekerja dengan orang lain dan mengelola emosi orang lain dengan baik akan sangat dibutuhkan seorang administration support.
9. Kemampuan Organisasi yang Baik
Pekerja dalam bisdang administratif perusahaan harus memiliki keterampilan organisasi yang baik.
Dalam hal ini, kamu mungkin harus mengelola kalender kerja untuk supervisor yang sibuk, menjadwalkan wawancara kerja untuk mempekerjakan manajer, menulis deskripsi pekerjaan, mengatur catatan selama rapat, atau menyimpan dan memesan file perusahaan untuk diakses para pemangku kepentingan.
Dengan segala tanggung jawab tersebut, penting bagi kamu untuk memiliki keterampilan organisasi yang baik. Jadi, semua pekerjaan bisa selesai secara tepat waktu dengan hasil yang memuaskan.
Contoh kemampuan organisasi yang baik yaitu keterampilan dalam mengelola dan menyimpan file penting perusahaan. Dengan susunan dokumen yang teratur, kamu bisa menemukannya secara lebih mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
10. Keterampilan dalam Pembukuan dan Penganggaran Bisnis
Salah satu tanggung jawab seorang admin support adalah melakukan pembukuan dan penganggaran bisnis. Oleh sebab itu, kamu perlu memiliki keterampilan pembukuan dan penganggaran bisnis yang baik.
Misalnya, pengetahuan dalam menggunakan software akuntansi seperti QuickBooks dan FreshBooks atau sistem manajemen keuangan lainnya untuk mendokumentasikan transaksi, membuat, dan mengelola faktur.
Tenang saja, tanggung jawab seorang admin support dalam pembukuan dan penganggaran ini tidaklah terlalu rumit. Sebab, perusahaan akan meminta bantuan seorang akuntan profesional jika mereka membutuhkan untuk keperluan pajak atau sistem keuangan rumit lainnya.
Baca Juga: Jenis-Jenis Sistem Bisnis untuk Bantu Kamu Kelola Usaha
11. Pengetahuan untuk Mengelola Media Sosial
Bagi perusahaan atau bisnis skala kecil yang baru memulai usaha, seorang admin support mungkin juga akan dibutuhkan untuk mengelola media sosial.
Oleh karenanya, memiliki pengetahuan untuk mengelola media sosial yang baik sangat kamu perlukan dalam menunjang tugas sehari-hari.
Jadi, pastikan kamu memiliki skill yang cukup dalam manajemen media sosial seperti Instagram, LinkedIn, Twitter, dan lain-lain.
Dalam hal ini, seorang admin mungkin perlu melakukan posting di media sosial dan menanggapi komunikas dari pelanggan.
Tenang saja, semua performa konten media sosial saat ini sudah bisa dilacak dan dianalisis dengan mudah menggunakan beragam tools. Dengan begitu, pekerjaan kamu pun akan lebih mudah untuk diselesaikan.
Itu dia tugas dan skill yang dibutuhkan oleh seorang administration support. Semoga informasinya bermanfaat bagi kamu yang bekerja di bidang ini, ya.