Dalam mengelola toko olshop, kamu membutuhkan bantuan dari admin toko online.
Tidak hanya itu, admin toko online juga umumnya bertugas untuk mengurus media online sebuah brand.
Jadi, seorang admin toko dituntut untuk cekatan dan serba bisa karena tanggung jawabnya cukup banyak.
Tidak hanya dalam menjaga nama baik brand di muka umum, tetapi juga perlu memiliki jiwa pelayanan yang baik terhadap pelanggan.
Yuk, simak serba-serbi admin pada toko online, mulai dari tugas, kriteria yang perlu dimiliki, hingga tips merekrutnya untuk brand kamu!
Baca Juga: 8 Fitur Toko Online yang Bantu Kamu Kelola Bisnis
Tugas Admin Toko Online
Bisa dibilang, seorang admin pada toko online memiliki perkerjaan multi tasking. Jadi, mereka tidak hanya memiliki satu tanggung jawab dalam pekerjaannya.
Berikut beberapa tugas yang umumnya diemban oleh seorang admin dari sebuah toko online.
1. Mengelola Toko Online
Tanggung jawab pertama dari seorang admin untuk sebuah toko online tentu saja membantu brand dalam mengelola tokonya.
Toko online yang dimaksud bisa pada situs web, media sosial, atau pun platform e-commerce.
Pengelolaan toko online yang dilakukan oleh admin ini dapat meliputi berbagai hal.
Mulai dari mengunggah produk serta melengkapinya dengan judul/nama produk, harga, dekripsi, memantau persediaan produk, hingga memroses pesanan pelanggan.
Baca Juga: 5 Tugas Umum Sales Admin dan Fungsinya untuk Perusahaan
2. Mempromosikan Toko Online di Media Sosial
Selain membantu kamu dalam mengelola toko online, seorang admin juga bertanggungjawab untuk mengoperasikan media sosial.
Dalam hal ini, admin perlu bantu mempromosikan toko online dengan mengunggah konten dan mengurus campaign.
Untuk melaksanakan tugasnya dalam mengelola media sosial, seorang admin dapat berkoordinasi dengan tim pemasaran dan tim konten/desain.
3. Melayani Pelanggan Ketika Ada Pertanyaan atau Kendala
Tidak berhenti sampai di situ, seorang admin sebuah toko online juga ditugaskan untuk melayani pelanggan ketika mereka memiliki pertanyaan atau memiliki kendala saat berbelanja.
Misalnya, ketika pelanggan bertanya mengenai cara penggunaan produk yang tepat, sistem pemesanan produk, hingga memberikan pilihan solusi saat pelanggan mengalami masalah dalam proses belanja online.
Jadi, admin dituntut untuk selalu responsif agar pelayanan terhadap pelanggan bisa maksimal dan memuaskan.
Baca Juga: 8 Tips Customer Service untuk Tingkatkan Layanan Pelanggan
4. Menjalin Hubungan Baik dengan Pelanggan
Karena memiliki tanggung jawab dalam memberikan pelayanan yang maksimal terhadap pelanggan, seorang admin juga perlu memelihara hubungan yang baik dengan mereka.
Membangun hubungan baik dengan pelanggan bisa dilakukan admin dari media sosial. Misalnya, dengan membagikan konten yang memicu interaksi antara brand dengan audiens.
Bisa juga dilakukan dengan membuat konten yang dibagikan di blog pada situs web toko online atau feeds di platform e-commerce.
5. Menjaga Performa Toko Online
Setiap brand yang memiliki toko online tentu menginginkan performa yang bagus pada setiap periode sebagai target bisnis mereka.
Seorang admin toko online juga bertanggungjawab dalam hal ini. Mereka bertugas untuk menjaga performa toko online.
Tidak hanya dari banyaknya jumlah pesanan, tetapi performa toko online juga dapat dilihat dari seberapa baik rating atau review yang diberikan oleh pelanggan.
Baca Juga: Pahami Tugas Admin, Kerja Multitasking yang Lancarkan Bisnis
Skill yang Harus Dimiliki Admin Toko Online
Nah, agar dapat menjalani seluruh tugas di atas dengan baik, seorang admin pada toko online sebaiknya memiliki beberapa skill di bawah ini:
1. Ramah dan Memiliki Sopan Santun
Seorang admin untuk toko online harus memiliki sopan santun dan bersikap ramah karena pekerjaan mereka melibatkan banyak orang.
Misalnya, perlu berkomunikasi dengan tim di dalam perusahaan tempat mereka bekerja, hingga melayani pelanggan yang datang dengan latar belakang berbeda setiap harinya.
Dengan kedua sikap baik ini, seorang admin dapat dipastikan mampu bekerja dengan baik.
2. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Tidak hanya sopan dan santun, seorang admin juga perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Mereka harus tahu bagaimana cara berbicara dengan pelanggan ketika menjawab pertanyaan hingga menawarkan solusi dari masalah yang dihadapi.
Tidak hanya komunikasi bersama pihak eksternal dengan pelanggan, kemampuan komunikasi dengan pihak internal, seperti owner atau tim lain juga penting.
Misalnya, admin dapat memberikan kondisi pasar terkini sehingga bisa membantu dalam penentuan strategi bisnis.
Baca Juga: 4 Manfaat Chatbot Untuk Tingkatkan Penjualan Toko Online
3. Teliti dalam Bekerja
Karena tugas seorang admin cukup banyak, maka mereka harus selalu teliti dalam melaksanakan pekerjaannya.
Terutama dalam mengelola toko online yang melibatkan manajemen persediaan produk hingga membantu pemrosesan pesanan pelanggan.
Jangan sampai ada yang keliru karena kesalahan kecil yang dilakukan admin bisa saja menghambat arus pekerjaan lainnya.
4. Dapat Menggunakan Komputer
Kemampuan lain yang harus dimiliki oleh seorang admin, yakni bisa menggunakan komputer dengan baik.
Sebab, pekerjaan mereka sehari-hari akan ditunjang oleh teknologi. Mulai dari mengelola toko online hingga media sosial untuk brand.
Tidak harus mahir, tetapi setidaknya cukup familier dengan beberapa tools yang digunakan sehingga pekerjaan mereka bisa diselesaikan lebih mudah dan cepat.
Baca Juga: 12 Cara Membuat Konten Menarik untuk Bisnis Online
Pertanyaan untuk Rekrut Admin Toko Online
Apabila kamu ingin mempekerjakan seorang admin untuk membantu operasional toko online, beberapa pertanyaan berikut bisa digunakan dalam proses perekrutan:
1. Pernah Berbelanja Secara Online?
Pengalaman berbelanja secara online akan memberikan pemahaman mengenai sistem toko online. Mulai dari cara memesan, memilih sistem pembayaran, hingga menunggu paket tiba di tempat tujuan.
Jika sesorang belum pernah berbelanja secara online, maka tidak mungkin ia bisa menjadi admin toko yang mengerti segalanya.
Kamu justru membutuhkan waktu ekstra untuk mengajarkan mereka cara berbelanja secara online.
Orang yang belum pernah berbelanja secara online juga biasanya tidak memiliki pemahaman teknologi yang mencukupi, bahkan mereka mungkin masih meragukan keamanan berbelanja secara online.
Baca Juga: 5 Cara Tingkatkan Keamanan Website Toko Online
2. Punya Akun Media Sosial?
Memiliki akun media sosial menunjukan bahwa seseorang aktif dalam dunia internet.
Pemahaman mereka tentang internet biasanya sudah terbuka lebar berkat akun media sosial.
Setidaknya memiliki satu akun media sosial saja sudah cukup, misalnya Facebook atau Instagram. Dengan begitu, mereka sudah terbiasa untuk berinteraksi secara online dengan pengguna lainnya.
Jadi, mereka tidak merasa kesulitan ketika harus membalas pesan atau komentar dari pengunjung toko online milikmu.
Selain itu, kamu bisa mengajari mereka mengenai social media marketing yang sekarang ini sedang menjadi tren di kalangan digital marketer.
3. Bisa Edit Dokumen dan Edit Foto?
Untuk pertanyaan yang satu ini sebenarnya hanya menjadi nilai plus saja.
Dengan kemampuan edit dokumen dan edit foto, mereka akan membantu kamu dalam membuat laporan keuangan menggunakan Microsoft Word dan Excel, atau mengedit foto-foto yang akan ditampilkan pada halaman toko online atau untuk keperluan media sosial.
Jadi, mereka tidak harus mengerti Photoshop, karena mengedit foto menggunakan aplikasi ponsel saja sudah cukup.
Kini, sudah ada banyak aplikasi edit foto yang tersedia untuk smartphone Android maupun iOS.
Baca Juga: 8 Aplikasi yang Bisa Dijadikan Alternatif Photoshop
4. Cara Menanggapi Pelanggan yang Keras Kepala atau Marah?
Sebagai admin toko online, biasanya mereka juga merangkap sebagai customer service representative dan technical support.
Pertanyaan umum seperti cara berbelanja dan basic error seharusnya sudah mereka pahami.
Sikap yang sopan, ramah, dan tanggap harus melekat dalam diri seorang admin toko online.
Jika mereka menemukan pelanggan yang keras kepala, mereka harus tetap menghadapinya dengan baik. Jangan sampai menunjukan sikap menggurui atau merendahkan pelanggan toko online.
Selain itu ada beberapa langkah yang bisa diterapkan untuk menghadapi pelanggan yang sedang marah dengan baik, seperti:
- Menenangkan situasi
- Tidak menunjukan sifat baper (bawa perasaan)
- Memaksimalkan listening skill
- Menunjukan rasa simpati
- Meminta maaf dengan sopan
- Memberikan solusi yang menguntungkan kedua belah pihak
5. Cara Membungkus dan Mengirim Paket?
Mayoritas toko online di Indonesia lebih banyak menggunakan jasa kurir logistik untuk mengirim paket mereka kepada pembeli.
Meskipun ada juga beberapa toko online yang menyediakan pilihan cash on delivery (COD), namun jumlahnya tidak banyak.
Sebelum dikirim oleh pihak logistik, pemilik toko online harus membungkus paket mereka dengan sangat rapi dan aman.
Jangan sampai barang-barang elektronik atau yang mudah pecah justru rusak pada saat proses pengiriman.
Oleh karena itu, sebagai admin toko online, mereka harus mengetahui cara membungkus dan mengirim paket dengan baik.
Misalnya, dengan penambahan bubble wrap atau kardus yang kuat pada saat pembungkusan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Pencatatan Penjualan Gratis Terbaik
Itu dia berbagai hal seputar admin toko online yang perlu kamu ketahui.
Semoga dengan tips merekrut di atas, bisa membantu kamu dalam menemukan admin toko online yang tepat!
Sumber:
- https://www.huneety.com/en/job-description-templates/online-shop-admin#:~:text=The%20Online%20Shop%20Admin%20is,orders%2C%20and%20resolving%20customer%20inquiries.
- https://www.croquet.org.uk/?p=ca/jobs/adminshopjd&pup=y