Jika kamu memiliki e-commerce, akan sangat menguntungkan jika melengkapinya dengan aplikasi rekap orderan.
Ketika pelanggan membeli barang dari suatu bisnis, baik pengelola maupun pelanggan harus memiliki rekap orderan atas barang yang dibeli.
Tujuan dari memiliki rekap orderan, yaitu untuk memberikan bukti transaksi keuangan antara pelanggan dan bisnis.
Sebelumnya, rekap orderan hanya bisa dicetak di selembar kertas. Rekap ini menunjukkan harga barang, jumlah yang dibayar oleh pelanggan, dan tanggal tanda terima dicetak.
Pemilik toko atau bisnis harus menyimpan dokumen ini dalam bentuk fisik untuk melacak keuangan mereka.
Sekarang, usaha kecil baik online maupun toko dan restoran, memiliki pilihan untuk membuat rekap orderan online untuk dikirim ke klien atau pelanggan.
Ketimbang mencetak informasi di atas kertas, tanda terima dikirim ke klien melalui email atau platform digital lainnya. Hal ini tentunya dapat dilakukan oleh aplikasi rekap orderan.
Kemudian, yang menjadi pertanyaan selanjutnya, yaitu bagaimana cara kerja aplikasi rekap orderan?
Setelah checkout, kamu akan menanyakan pelanggan apakah ia ingin rekap orderan digital atau yang dicetak. Beberapa pemilik usaha kecil dapat menawarkan keduanya.
Jika pelanggan memilih untuk menerima rekap orderan online, kamu hanya akan memasukkan alamat email pelanggan.
Aplikasi rekap orderan kemudian akan mengirimkan rekap ke kotak masuk email pelanggan.
Berbagai informasi, seperti data dari transaksi dan alamat email pelanggan dapat disimpan.
Nah menariknya, kamu dapat menggunakan data ini untuk campaign pemasaran pada masa mendatang.
Baca Juga: 12 Aplikasi Kasir Gratis untuk Android dan iOS
Apa Itu Rekap Orderan?
Mengutip dari Smart Capital Mind, tanda terima pesanan atau rekap orderan adalah dokumen yang memberikan informasi tentang detail pesanan.
Dokumen ini juga dipakai untuk mengonfirmasi bahwa pesanan telah diterima oleh perusahaan yang bertanggung jawab untuk memenuhinya.
Dokumen ini menawarkan pemberitahuan kepada pembeli tentang spesifikasi pesanan dan biasanya memiliki informasi tentang cara membatalkan atau mengubahnya.
Rekap orderan biasanya harus mencantumkan nama dan informasi kontak penjual atau pemilik bisnis, serta memberi daftar barang yang dipesan.
Dokumen ini mencakup perkiraan tanggal pengiriman dan tiba di lokasi tujuan dan jumlah pesanan. Termasuk pencantuman pajak, pengiriman, biaya penanganan, dan biaya lainnya.
Jika pembeli menemukan kesalahan, ia dapat memperbaikinya sebelum pesanan benar-benar dipenuhi.
Jadi, kamu bisa mengurangi risiko terjadinya pengembalian, yang mana barang dikembalikan ke pengirim karena kesalahan telah dibuat.
Rekap orderan juga harus membahas syarat dan ketentuan pesanan. Informasi tersebut, seputar mengubah pesanan, mengembalikan atau menukar barang setelah diterima, dan membayar pesanan.
Ketentuan pembayaran dapat bervariasi. Misalnya pembayaran paling lambat dilakukan 14 hari setelah rekap orderan diterima atau lebih.
Jika ada arahan khusus, misalnya perlunya pembeli hadir secara fisik di alamat untuk menerima barang, ini juga bisa masuk dalam rekap orderan.
Keranjang belanja online dan sistem pembayaran biasanya dilengkapi dengan generator rekap orderan. Rekap ini bahkan langsung dikirim ke email pembeli, segera setelah pesanan dilakukan dan dikonfirmasi.
Pembeli akan menerima email untuk ditinjau. Biasanya mereka diberikan jangka waktu yang sempit untuk melakukan perubahan apa pun, kecuali barang tersebut dipesan kembali atau belum dirilis.
Penting bagi pembeli untuk meninjau ulang rekap orderan. Jika kamu membuat rekap secara manual, bisa meningkatkan risiko terjadinya human error dalam pencatatan.
Inilah pentingnya menggunakan aplikasi rekap orderan agar dapat mengotomatisasi pekerjaan ini. Selain hemat waktu, akurasi juga tinggi.
Baca Juga: Syarat Bikin SKU dan Prosedur Pendaftarannya
Alasan Mengapa Butuh Aplikasi Rekap Orderan
Jadi, sebagai pemilik bisnis, pentingkan aplikasi rekap orderan bagi usahamu? Seperti yang disebutkan sebelumnya, aplikasi rekap orderan bisa melakukan otomatisasi.
Dengan demikian, pekerjaan rutin seperti memeriksa rekap orderan sebelum dikirim ke pembeli, bisa diminimalisasi. Kamu pun bisa lebih fokus pada tahap order fulfillment selanjutnya.
Berikut ini ada sejumlah alasan mengapa kamu butuh aplikasi rekap orderan untuk menunjang bisnismu.
1. Kemudahan Akses dan Hemat Waktu
Dengan menggunakan aplikasi rekap orderan, kamu bisa lebih mudah mengakses dokumen pesanan dibandingkan dengan hasil cetak.
Hal ini karena rekap orderan online disimpan di cloud digital yang dapat diambil dengan mengeklik tombol saja.
Menyimpan rekap orderan digital di cloud mengoptimalkan alur kerja. Kamu tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam memilah kertas untuk menemukan dokumen yang kamu butuhkan.
Terlebih lagi, rekap orderan yang dicetak di kertas memerlukan pengambilan manual yang meningkatkan risiko kesalahan manusia.
2. Menghemat Biaya Operasional
Jika kamu seorang pemilik usaha kecil, menabung harus menjadi prioritas utamamu. Membeli kertas dan tinta untuk mencetak rekap orderan, dapat menghabiskan biaya ratusan ribu setiap bulannya.
Dengan menggunakan aplikasi rekap orderan, kamu akan menghemat uang dengan memanfaatkan rekap digital. Kamu tidak perlu mengeluarkan modal untuk kertas, tinta, dan mesin cetak.
Dengan menggunakan template sederhana, kamu dapat membuat rekap orderan digital yang profesional dengan cepat untuk dikirim ke email pelanggan.
3. Membuka Peluang Pemasaran
Saat kamu mengirim rekap orderan digital ke pelanggan melalui aplikasi rekap orderan, kamu akan memiliki akses ke alamat email mereka.
Sisi baiknya, kamu akan memiliki kesempatan untuk kontak dengan mereka atau mengirimi mereka promosi pemasaran.
Dengan komunikasi email, kamu dapat mengirimkan sejumlah informasi kepada pelanggan. Misalnya, informasi produk atau layanan baru, meminta izin ke pelanggan untuk mengirim buletin, menawarkan program loyalitas, dan sebagainya.
Baca Juga: Cara Menarik Saldo FB Ads dan Memasang Iklan Instagram
4. Meminimalisasi Kerusakan dan Volume Penyimpanan
Rekap orderan yang dicetak, membuat banyak kekacauan. Beberapa bisnis akan sering membeli kotak arsip untuk menyimpan semua dokumen.
Dengan menggunakan aplikasi rekap orderan, kamu dapat meminimalisasi kerusakan dan ruang penyimpanan.
Kamu tidak akan disesaki oleh banyaknya kertas yang tergeletak di sekitar ruang kerjamu atau kotak besar penyimpanan yang memakan tempat.
5. Efisiensi Kerja Antara Tim Berbeda
Bila kamu menggunakan aplikasi rekap orderan, kamu bisa dengan cepat mengirim informasi pesanan ke tim atau divisi terkait yang akan menanganinya.
Hal ini karena semua dilakukan secara digital. Kamu tidak perlu lagi mencetaknya dan menyerahkannya secara manual ke tim lain.
Hal ini tentu akan menghabiskan banyak waktu. Dengan rekap digital, semua informasi dapat dilihat dengan jelas dan kamu dapat membagikannya kepada banyak orang tanpa membuat salinannya.
Karena rekap orderan disimpan di cloud, kamu dapat mengaksesnya dan mengirimkannya ke tim atau divisi lain di perusahaanmu.
Hal ini dapat kamu lakukan, bahkan saat tidak berada di kantor.
6. Meningkatkan Pendapatan
Dengan aplikasi rekap orderan, kamu memiliki daftar email pelanggan. Kamu bisa meningkatkan pendapatan perusahaan.
Sebagian besar pelanggan akan kembali ke perusahaan jika kamu memberi tahu mereka tentang penjualan, promosi, atau produk baru yang kamu tawarkan.
Satu-satunya cara bagimu untuk memberi tahu pelanggan tentang pemasaranmu, yaitu dengan menggunakan alamat email yang diberikan pelanggan kepadamu.
Dengan lebih banyak pelanggan mengunjungi bisnis untuk membeli produk atau layanan yang dipromosikan, kamu bisa meningkatkan pendapatan secara signifikan.
Baca Juga: Tugas Admin Toko Online Beserta Skill yang Perlu Dimiliki
Itulah penjelasan singkat mengenai alasan mengapa kamu butuh aplikasi rekap orderan untuk bisnismu. Jadi, apakah siap beralih ke era digital dengan menggunakan aplikasi rekap orderan?