Buku besar merupakan aspek penting dalam proses pembukuan bisnis, baik untuk perusahaan dagang maupun perusahaan jasa. Oleh karenanya, kamu perlu memahami cara membuat buku besar.
Dikutip dari laman AccountingTools, buku besar adalah alat untuk mencatat seluruh perubahan yang terjadi dalam suatu akun karena adanya transaksi keuangan. Ini merupakan pusat penyimpanan informasi yang diperlukan untuk menyusun laporan keuangan suatu organisasi.
Buku besar atau yang dalam Bahasa Inggris disebut sebagai ledger bisa berupa catatan tertulis atau terkomputerisasi dari semua transaksi yang telah diselesaikan oleh bisnis kamu.
Dengan begitu, kamu bisa menyusun laporan keuangan secara kronologis dan lebih akurat.
Baca Juga: 8 Peran Akuntansi dalam Bisnis, Sudah Tahu?
Jenis-Jenis Buku Besar
Dalam penggunaanya, buku besar dibagi menjadi beberapa jenis, di antaranya:
1. Buku Besar Umum
Salah satu jenis buku besar yang biasa digunakan untuk membuat laporan keuangan bisnis ialah buku besar umum.
Buku besar umum merangkum seluruh perkiraan yang saling berdiri sendiri dalam satu periode tertentu. Misalnya modal, kas, piutang, dan persediaan utang.
Selain itu, buku besar umum merupakan ikhtisar pengaruh dari transaksi pada perubahan aktiva, modal perusahaan, dan kewajiban perusahaan.
Ini digunakan sebagai dasar pembuatan laporan neraca dan juga laporan laba rugi.
2. Buku Besar Pembantu
Buku besar pembantu merupakan perpanjangan dari buku besar umum yang mencatat transaksi tertentu secara lebih spesifik.
Jadi, ini merupakan suatu cabang buku besar yang berisi rincian akun tertentu, yang ada di dalam buku besar.
Dalam buku besar pembantu, setiap transaksi sudah dikelompokkan menjadi satu kategori transaksi. Dengan begitu, perusahaan bisa merinci transaki secara lebih detail.
Biasanya, buku besar jenis ini digunakan untuk pencatatan piutang serta utang usaha dengan rinci.
Namun, bisa juga digunakan sebagai alat pencatatan biaya persediaan bahan baku dan bahan penolong, biaya alat dan mesin, biaya overhead pabrik, biaya penjualan, biaya administrasi dan umum.
Lebih jelasnya, berikut pembagian jenis-jenis buku besar pembantu yang perlu kamu pahami:
Baca Juga: 8 Manfaat Laporan Penjualan, Penting Bagi Bisnis!
- Buku Besar Pembantu Piutang
Buku besar pembantu piutang berisi catatan transaksi utang yang diberikan oleh perusahaan kepada pihak lain. Misalnya berisi kumpulan piutang atau tagihan dari langganan kredit.
Semua informasi piutang dapat kamu lihat pada jenis buku besar ini. Termasuk rincian data debitur, nominal tagihan, hingga cara pembayaran piutang baik itu dalam tempo tertentu atau berkala.
- Buku Besar Pembantu Utang
Jenis buku besar pembantu utang ini berisi kumpulan catatan transaksi yang diberikan secara kredit. Misalnya mencatat transaksi pemasok yang memberi kredit dan jumlah utang yang dimiliki perusahaan.
- Buku Besar Kreditur
Jenis buku besar yang satu ini bertugas untuk mengumpulkan informasi dari satu jurnal yaitu jurnal pembelian.
Dalam hal ini, buku besar kreditur digunakan untuk menginformasikan pada pemasok manakah perusahaan melakukan utang, serta berapa nominal utang yang dimiliki dan harus dibayarkan.
- Buku Besar Debitur
Ada juga buku besar debitur yang isinya informasi dari jurnal penjualan saja. Jadi, tujuan dibuatnya buku besar debitur hanya memberikan informasi mengenai pelanggan mana saja yang berhutang pada perusahaan, beserta nominal/jumlahnya.
Baca Juga: 7 Manfaat Software Akuntansi untuk Bisnis, Praktis!
Bentuk-Bentuk Buku Besar
Selain dibagi menjadi beberapa jenis, buku besar juga dibedakan berdasarkan bentuknya. Berikut ini bentuk-bentuk buku besar yang perlu kamu pahami:
1. Buku Besar Berbentuk T
Bentuk buku besar lainnya yaitu buku besar berbentuk T. Ini merupakan jenis buku besar yang paling sederhana bentuknya sehingga banyak digunakan oleh perusahaan dalam mencatat transaksi keuangan.
Buku besar berbentuk T terdiri dari sisi kiri yang menunjukkan sisi debit dan sebelah kanan menunjukkan sisi kredit.
Kemudian, nama akun diletakkan pada sebelah kiri dan kode akun diletakkan di bagian kanan atas.
Buku besar berbentuk T ini dapat bisnis kamu gunakan untuk melakukan analisis transaksi dan menjelaskan mekanisme penggunaan akun dalam pembukuan akuntansi.
2. Buku Besar Berbentuk Skontro
Bentuk buku besar selanjutnya yaitu skontro. Buku besar berbentuk skontro terdiri dari dua kolom.
Skontro berarti sebelah atau dibagi dua. Oleh karena itu, kedua kolom buku besar bentuk skontro ini terdiri dari debit dan kredit.
Ini merupakan bentuk buku besar yang lebih lengkap dibandingkan buku besar berbentuk T.
3. Buku Besar Berbentuk Staffel
Bentuk buku besar lainnya ialah buku besar berbentuk staffel. Buku besar bentuk staffel ini digunakan jika diperlukan adanya penjelasan dari transaksi yang relatif banyak.
Dalam penggunaanya, buku besar berbentuk staffel dibagi menjadi dua jenis. Pertama, buku besar staffel dengan saldo tunggal.
Buku besar berbentuk staffel berkolom saldo tunggal sering dipakai oleh perusahaan yang punya banyak transaksi.
Kedua, buku besar berkolom saldo rangkap yang dibagi menjadi dua kolom debit serta kredit.
Baca Juga: Mengenal Istilah Debet pada Pembukuan, Begini Cara Kerjanya
Fungsi Buku Besar
Lalu, apa saja fungsi dibuatnya buku besar bagi perusahaan. Berikut fungsi buku besar yang dilansir dari Jurnal Universitas Islam Riau:
- Mencatat secara terperinci setiap jenis aset, hutang, dan ekuitas beserta perubahannya (transaksi atau kejadian).
- Menggolongkan aspek transaksi atau kejadian sesuai dengan jenis akun masing-masing.
- Menghitung jumlah atau nilai dari tiap-tiap jenis akun.
- Mengikhtisarkan transaksi ke dalam akun yang terkait sehingga dapat menyusun laporan keuangan.
Tidak hanya itu, pembuatan buku besar juga memiliki beberapa manfaat untuk perusahaan, seperti:
- Bermanfaat sebagai dasar penggolongan transaksi yang sudah tercatat dalam jurnal umum.
- Berguna sebagai bukti atau validasi dari semua data keuangan yang telah dikumpulkan.
- Bisa menyeimbangkan debit dan kredit akun perusahaan.
- Berfungsi sebagai media pencatatan transaksi bisnis selama periode akuntansi.
- Bermanfaat untuk menyusun laporan keuangan bisnis.
- Bantu mempersiapkan dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan disajikan secara tepat waktu pada setiap periode akuntansi.
Baca Juga: Mudah, Ini Contoh Pembukuan Sederhana untuk Bisnis Kecil
Cara Membuat Buku Besar
Setelah mengetahui ragam informasi seputar buku besar, kamu perlu mengetahui cara membuat buku besar.
Namun sebelum mencari tahu cara membuat buku besar, kamu perlu mengetahui akun-akun yang dibentuk dalam buku besar.
Akun-akun tersebut harus disesuaikan dengan jenis dan susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
Biasanya, laporan keuangan yang dipakai sebagai dasar pembentukan dan penyusunan akun-akun buku besar adalah laporan posisi keuangan dan laporan laba rugi.
Selain itu, kamu perlu tahu bahwa cara membuat buku besar ini dibedakan berdasarkan jenis perusahaannya yaitu perusahaan dagang dan perusahaan jasa.
1. Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang
Bagi kamu yang memiliki perusahaan dagang, bisa coba menggunakan cara membuat buku besar dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Siapkan format buku besar manual atau template dari Ms. Excel.
- Masukkan setiap entri jurnal sesuai dengan tanggal dan kolom transaksi.
- Tulis saldo awal pada kolom buku besar yang dapat diambil dari laporan neraca akhir tahun.
- Isi keterangan transaksi.
- Tulis nomor referensi sesuai dengan jenis jurnal.
- Masukkan nilai transaksi pada kolom debit atau kredit.
- Jumlahkan saldo dari setiap transaksi untuk memeroleh saldo buku besar.
2. Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Jasa
Jika kamu menjalankan perusahaan jasa, berikut cara membuat buku besar perusahaan jasa untuk keperluan pencatatan keuangan:
- Siapkan format buku besar manual atau template dari Ms. Excel.
- Tulis tanggal transaksi pada kolom Tanggal. Pastikan untuk menulis kolom tanggal sesuai dengan tanggal transaksi yang tertera pada jurnal.
- Selanjutnya, tulis saldo awal akun yang berasal dari saldo pada laporan neraca akhir tahun.
- Apabila akun tidak memiliki saldo awal, tetap cantumkan keterangan saldo awal pada kolom Uraian dan tulis angka 0 di kolom saldo.
- Kemudian, isi keterangan atau uraian transaksi dari akun yang bersangkutan pada kolom Uraian.
- Jika sebuah akun memiliki nilai saldo awal yang ditunjukkan pada neraca periode sebelumnya (tahun lalu), kolom Uraian ini ditulis dengan keterangan saldo awal.
- Tulis nomor referensi pada kolom Nomor Referensi sesuai dengan jenis jurnal dan nomor halaman jurnal yang diposting.
- Tulis nilai nominal transaksi sesuai dengan kolom debet atau kredit pada jurnal yang bersangkutan.
- Jika nilai nominal debet, diisi pada kolom Debet dan nilai nominal kredit ditulis pada kolom Kredit.
- Pada bentuk buku besar saldo rangkap, kolom saldo dibagi menjadi saldo debet dan saldo kredit.
- Isi kolom saldo tersebut sesuai dengan hasil penambahan atau pengurangan dari tiap-tiap transaksi yang terjadi pada akun terkait.
- Cara membuat buku besar perusahaan jasa selesai. Akhirnya akan diperoleh saldo akhir dari buku besar akun tersebut.
Baca Juga: Mengenal Istilah Debet pada Pembukuan, Begini Cara Kerjanya
Itu dia cara membuat buku besar yang perlu kamu pahami dalam melakukan pencatatan keuangan bisnis. Semoga informasinya bermanfaat sehingga keuangan bisnismu terarah, ya.