website toko online

Wajib Tahu, Panduan Lengkap Cara Membuat Nomor Invoice

Cara-Membuat-Nomor-Invoice

Table of Contents

Invoice memiliki fungsi yang penting dalam transaksi. Bagaimana cara membuat nomor invoice? Coba cek informasinya di sini.

Dalam menajalankan bisnis, kamu akan selalu bersinggungan dengan aktivitas transaksi. Seluruh kegiatan transaksi ini membutuhkan catatan yang rapi dan dapat dibuktikan.

Sebab, pencatatan transaksi sangat penting untuk memantau arus kas perusahaan. Dana yang keluar dan masuk akan menjadi catatan untuk melihat keuntungan atau kerugian yang dialami perusahaan.

Baca Juga: Settlement Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Catatan transaksi juga dibutuhkan sebagai bukti keluar-masuknya barang. Tanpa adanya buktinya, segala bentuk perpindahan uang dan barang bisa saja dipalsukan.

Hal tersebut adalah fungsi paling dasar dari adanya catatan bukti transaksi atau invoice. Selain berguna untuk penjual, invoice juga berguna bagi pembeli sebagai dokumen pendukung untuk melakukan klaim terhadap barang.

Maka dari itu, mencatat dan menulis invoice dengan rapi dan terstruktur penting dilakukan oleh bisnis. Catatan transaksi yang rapi memungkinkanmu untuk melihatnya dengan mudah. Lantas, bagaimana cara membuat nomor invoice?

SIRCLO Store Mobile App

Pengertian Cara Membuat Nomor Invoice

cara membuat nomor invoice
(Foto perhitungan dalam invoice. Sumber: Freepik.com)

Sebelum mempelajari cara membuat nomor invoice, tahukah kamu apa itu?

Menurut Reviso, invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang menunjukkan jumlah dan biaya produk atau layanan yang disediakan oleh penjual.

Invoice menentukan produk yang harus dibayar pembeli kepada penjual sesuai dengan ketentuan pembayaran penjual. 

Ketentuan pembayaran menunjukkan jumlah maksimum waktu yang harus dibayar pembeli untuk barang dan atau layanan yang telah mereka beli dari penjual.

Invoice menunjukkan bahwa pembeli berutang uang kepada penjual. Oleh karena itu, dari sudut pandang penjual, invoice untuk penjualan barang dan atau layanan disebut invoice penjualan. 

Dari sudut pandang pembeli, invoice untuk biaya barang dan atau jasa yang diberikan disebut invoice pembelian.

Baca Juga: Invoice Adalah Penagihan Kepada Pembeli, Ini 7 Jenisnya!

invoice secara historis adalah dokumen kertas yang dikirimkan kepada pembeli, tetapi penjual dapat meminta pembayaran secara online dengan invoice elektronik.

Ada beberapa data yang biasanya terdapat dalam dokumen invoice, yaitu:

  • Judul invoice.
  • Nomor invoice untuk referensi penjual dan pembeli.
  • Nama dan detail kontak pembeli.
  • Nama dan detail kontak penjual.
  • Tanggal produk dikirim, atau tanggal layanan diberikan.
  • Tanggal invoice dikirim.
  • Ketentuan pembayaran (rincian metode pembayaran, kapan pembayaran harus diterima, detail tentang biaya keterlambatan pembayaran, diskon pembayaran awal, dll.).
  • Deskripsi produk atau layanan.
  • Harga per unit produk (jika ada).
  • Jumlah total yang dibebankan.

Bagaimana Cara Membuat Nomor Invoice?

Wajib Tahu, Panduan Lengkap Cara Membuat Nomor Invoice
(Foto cara membuat nomor invoice yang tepat. Sumber: Freepik.com)

Nomor invoice adalah bagian yang sangat penting. Sebab, nomor ini adalah kumpulan angka yang unik dan bisa membantumu melacak riwayat transaksi dengan lebih mudah. Nomor ini juga dibuat berdasarkan urutan waktu transaksi.

Cara membuat nomor invoice paling umum adalah memasukkan bulan dan tahun ketika bukti transaksi ini diterbitkan. Contohnya, kamu mengeluarkan invoice pertama pada tahun 2022, kamu bisa menuliskannya menjadi 220001.

Angka “22” menunjukkan tahun pembuatan invoice dan angka setelahnya menunjukkan nomor urut. Nomor invoice tidak harus berupa angka, bisa juga terdiri atas kombinasi simbol dan huruf.

Misalnya, kamu bisa menulis nomor invoice dengan beberapa kombinasi berikut:

  • 2022/0001
  • 2022/INV/0001
  • INV/2022/0001
  • 2022-0001

Baca Juga: Catat, Ini Dia Cara Menulis Kwitansi Jual Beli yang Benar

website toko online

Tujuan Invoice

Wajib Tahu, Panduan Lengkap Cara Membuat Nomor Invoice
(Foto tujuan invoice. Sumber: Freepik.com)

Dilansir dari Freshbooks, Tujuan utama dari invoice adalah untuk menyediakan catatan transaksi bagi bisnis dan pembeli. Bukti transaksi ini menunjukkan kewajiban pembeli untuk membayar sejumlah biaya untuk produk yang dibeli. 

Invoice menjadi bukti transaksi secara tertulis, tentang perjanjian pembayaran antara penjual dengan pembeli. Invoice menetapkan persyaratan pembayaran dan memungkinkan pembeli untuk membayar lebih awal.

Invoice digunakan sebagai catatan pembelian yang terorganisir tentang siapa saja pembeli yang memiliki utang terhadap bisnismu. Sebab, bisnis besar bisa saja memiliki ribuan transaksi yang membuatnya rentan mengalami eror.

Fungsi Invoice

Wajib Tahu, Panduan Lengkap Cara Membuat Nomor Invoice
(Foto: fungsi invoice. Sumber: Freepik.com)

Invoice memiliki beberapa fungsi yang penting bagi bisnis. Berikut ini penjelasannya, simak, ya!

1. Menyimpan Catatan Transaksi

Manfaat penting dari invoice adalah dapat digunakan sebagai catatan sah dari sebuah transaksi. Catatan ini memungkinkanmu untuk mengetahui waktu barang dijual, data pembeli, data penjual, dan harga jualnya.

Catatan penjualan adalah informasi penting yang perlu dimiliki dan disimpan oleh bisnis. Catatan ini bisa menjadi bahan evaluasi jika ditemukan laporan keuangan yang keliru.

Baca Juga: Contoh Rekap Data Penjualan dan Manfaatnya Bagi Bisnis

2. Melacak Pembayaran

Invoice adalah dokumen yang sangat penting dalam akuntansi. Dokumen ini membantu penjual dan pembeli untuk melacak pembayaran dan jumlah dana yang terutang.

Invoice dibuat saat transaksi berlangsung, artinya dana yang ditulis adalah kesepakatan jual beli antara pelanggan dan penjual.

Artinya, catatan ini menjadi bukti sah tentang detail pembayaran yang akan dicatat dalam laporan keuangan.

3. Perlindungan Hukum

Isi invoice adalah kesepakatan jual beli antara pembeli dengan penjual. Artinya, catatan ini menjadi bukti hukum atas perjanjian tersebut sesuai harga yang disepakati.

Baik penjual maupun pembeli bisa terlindungi dari tuntutan dan penipuan dengan adanya bukti invoice.

4. Kemudahan Pelaporan Pajak

Setiap bisnis memiliki kewajiban untuk membayar dan melaporkan pajak sesuai dengan ketentuan. Invoice bisa membantu perusahaan dalam melaporkan pendapatannya dan memastikan bahwa besaran pajak yang dibayar sudah sesuai.

5. Analisis Bisnis

Invoice bisa menjadi alat atau bahan analisis sebuah bisnis. Melalui kesepakatan transaksi ini, kamu bisa melakan pola pembelian pelanggan.

Misalnya, kamu dapat mengetahui barang apa yang banyak dibeli, kapan pembelian paling sering terjadi, dan siapa yang paling banyak membeli sebuah produk. Hasil analisis ini bisa menjadi bahan membuat strategi pemasaran yang efektif.

Baca Juga: 5 Peran Akuntansi Dalam Kegiatan Usaha, Apa Saja?

Jenis Invoice

Wajib Tahu, Panduan Lengkap Cara Membuat Nomor Invoice
(Foto jenis invoice yang perlu diketahui. Sumber: Freepik.com)

Invoice dibedakan menjadi beberapa jenis tergantung pada fungsi dan kegunaannya. Berikut ini beberapa jenis invoice, yaitu:

  • Pro-forma invoice: Invoice yang dikeluarkan setelah pengiriman produk atau layanan.
  • Interim invoice: Invoice sementara yang membagi tagihan menjadi beberapa pembayaran yang lebih kecil. Misalnya invoice yang dikeluarkan untuk pembayaran cicilan.
  • Final invoice: Invoice yang dikeluarkan setelah transaksi jual beli selesai dilakukan dan mencapai kesepakatan.
  • Invoice berulang: Invoice yang digunakan untuk menagih pelanggan secara rutin. Biasanya digunakan untuk pelanggan yang berlangganan.
  • Invoice komersial: Tagihan yang dikeluarkan untuk meminta pembayaran secara internasional.
  • Timesheet invoice: Tagihan pembayaran untuk layanan yang tarifnya dihitung dalam satuan jam.
  • Past due invoice: Invoice yang digunakan untuk mengingatkan pembeli tentang tagihan yang telah jatuh tempo.
  • Invoice kredit: Catatan yang dibuat jika bisnismu belum menyelesaikan kewajiban terhadap pembeli.
  • Invoice debit: Catatan yang berisi peningkatan biaya yang harus dibayar pembeli. Misalnya, kamu menghabiskan lebih banyak waktu layanan atau terjadi kenaikan harga.

Contoh Invoice Jasa

Wajib Tahu, Panduan Lengkap Cara Membuat Nomor Invoice

Dalam membuat invoice jasa, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan, yaitu:

  • Invoice ditulis sesuai dengan jasa yang diberikan kepada pelanggan. Pembayaran bisa dilakukan sesudah maupun sebelum jasa diterima oleh pelanggan, tergantung pada kesepakatan yang dilakukan.
  • Invoice hanya diberikan satu kali per transaksi. Namun, untuk konsumen yang berlangganan invoice bisa diberikan beberapa kali. Misalnya diberikan setiap bulan jika jasa tersebut diberikan bulanan kepada pelanggan. Contohnya adalah tempat kursus yang menerapkan sistem les berdurasi satu bulan, mungkin mengeluarkan beberapa invoice jika durasi kursus diperpanjang.

Dalam membuat invoice jasa sebenarnya sama seperti invoice lainnya, perbedaannya terletak pada deskripsi produk yang dituliskan. Dalam invoice, tentu kamu harus menuliskan identitas perusahaan dengan jelas dan lengkap.

Selain itu, deskripsi produk jasa yang diberikan juga harus ditulis dengan lengkap, meliputi nama jasa, jumlah, dan harga. Berikut contoh invoice jasa yang bisa kamu jadikan acuan.

Nah, itulah semua hal yang perlu kamu ketahui dan cara membuat nomor invoice yang tepat bagi bisnis. Jangan sampai menyepelekan kegunaan invoice, ya!

website toko online

Saatnya Buka Toko Online Sendiri, GRATIS!

Saatnya Punya Toko Online Sendiri, GRATIS !