4 Cara Membuat Workflow Kerja Tim dalam Bisnismu

cara-membuat-workflow

Table of Contents

Apakah cara membuat workflow kerja dalam sebuah tim itu sulit? Yuk, pelajari bersama di sini!

Workflow atau alur kerja berkaitan dengan proses atau alur kinerja yang sistematis dalam perusahaan.

Menurut Tech Target, workflow atau alur kerna merupakan serangkaian aktivitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah tugas dari pekerjaan.

Ketika pekerjaan telah diselesaikan, pekerjaan akan dialihkan ke pihak lain sebagai bagian dalam proses panjang produksi.

Cara penyelesaian pekerjaan yang berangkai dan berurutan seperti ini dapat membantu perusahaan mengatasi suatu pekerjaan.

Baca Juga: 8 Cara Sukses di Usia Muda, Terapkan Sekarang, Yuk!

Jenis-jenis Workflow

4 Cara Membuat Workflow Kerja Tim dalam Bisnismu
Foto: Unsplash.com

Namun harus diketahui, sering kali workflow lebih rumit karena adanya beberapa jenis pekerjaan yang berbeda.

Oleh sebab itu, bentuk workflow terkadang tidak selalu berupa diagram baku yang menunjukkan proses. Namun, dapat juga berisikan daftar centang instruksi sederhana.

Dilansir dari IBM, bahwa workflow memiliki tiga tahapan yaitu input, transformasi dan output. Selain itu, alur kerja ini juga memiliki tiga jenis utama yang dapat kamu pahami. Berikut penjelasannya:

1. Process Workflow

Workflow jenis ini merupakan rangkaian kumpulan tugas yang selalu ada dan dilakukan berulang untuk menunjang operasional.

Artinya, kamu harus sudah mengetahui secara baik rangkaian pekerjaan yang harus dilakukan bahkan sebelum pekerjaan tersebut dimulai.

2. Case Workflow

Berbeda dengan process workflow, case workflow adalah alur kerja setelah terjadi suatu kasus atau kondisi tertentu. Tentu untuk menyelasaikannya tidak ada acara spesifik.

Untuk menyelesaikannya kamu harus menyelidiki permasalahan dan mencari jalan keluar untuk mengatasi persoalan tersebut.

Misalnya, ketika menyusun strategi pemasaran, kamu bisa mengidentikasi terlebih dahulu masalah dan mengevaluasi rencana marketing sebelumnya. Baru kamu bisa merencanakan langkah apa saja yang bisa dilakukan.

3. Project Workflow

Workflow jenis ini diikuti untuk mengerjakan sebuah proyek pekerjaan tertentu. Namun, jenis alur ini lebih fleksibel dibandingkan tipe Process Workflow. Kamu bisa menambahkan inovasi atau hal-hal yang belum direncakan sebelumnya.

Rupanya workflow memainkan peran yang besar dalam perusahaan agar pekerjaan tetap terstruktur. Peran tersebut penting dipelajari supaya kamu dapat mengambil manfaat yang banyak darinya.

Lalu, apakah cara membuat workflow akan sulit? Yuk, simak ulasan lengkap di bawah ini.

Cara Membuat Workflow itu Mudah!

cara membuat workflow
Foto: Unsplash.com

Cara membuat workflow tidaklah sulit asalkan kamu bisa teliti dan menimbang sesuatu dengan matang. Mari simak cara membuat workflow yang praktis.

1. Mulai Brainstorming

Saat ingin Menyusun alur kerja, ingatlah tujuannya untuk efisiensi. Kamu bisa mulai dengan menyelaraskan pendapat teman-teman dalam tim kamu.

Tahapan cara membuat workflow ini akan membantu kamu menetapkan alur yang ideal supaya tidak menemui kebingungan nantinya.

Setalah memetakan seluruh alurnya, kamu bisa periksa kembali apakah suatu waktu alur tersebut dapat lebih flkesibel atau tidak.

2. Kenali Kekurangannya

Tips dan cara membuat workflow selanjutnya adalah mengenali kekurangannya. Cari dalam alur di mana titik pekerjaan diprediksi akan menjadi lambat muncul.

Periksa kembali apakah ada tugas serupa yang dikerjakan sampai dua kali. Selain itu, kamu harus cari alur yang kira-kira dapat mengurangi waktu.

Cek juga apakah mengubah urutan workflow dapat membuat cepat pekerjaan atau tidak. Kamu harus mertimbangkan semua hal tadi dengan matang-matang sebelum melakukan perubahan.

3. Tentukan Tanggung Jawab

Tahapan dalam cara membuat workflow berikutnya adalah pilih orang mengisi posisi. Perhatikan orang yang akan terlibat dan tegaskan tanggung jawab yang dipegangnya. Ini penting agar nanti saat memulai proyek tidak bingung membagi tugas.

4. Nilai dan Ubah

Coba workflow yang sudah kamu buat beberapa kali. Setelah itu, coba evaluasi atau identifikasi sejumlah faktor yang mempercepat dan memperlambat pekerjaan.

Setelah rencana kerja digunakan, pastikan pekerjaan yang dilakukan sudah terkelola dengan baik. Bila kualitasnya masih belum terpenuhi, kamu bisa melakukan perubahan.

Tahapan-tahapan ini sebenarnya cukup sederhana asalkan diiringi dengam evaluasi yang baik. Alur kerja yang dibuat dengan penuh kematangan diharapkan dapat membuat perubahan positif dalam jangka panjang.

Tips Meningkatkan Efisensis Workflow

4 Cara Membuat Workflow Kerja Tim dalam Bisnismu
Foto: Unsplash.com

Meningkatkan efisiensi akan turut meningkatkan produktivitas pekerjaan. Berikut ini tips untuk membuat workflow lebih efisien.

1. Maksimalkan Pengelolaan Workflow

Bila dirasa workflow tidak berjalan cukup baik, segera lakukan evaluasi dan kenali masalah yang ada di dalamnya. Ubah jika hal ini dapat dirasa meningkatkan produktivitas.

2. Manfaatkan Penggunaan Teknologi

Teknologi bisa dimanfaatkan di berbagai lini dalam pekerjaan, misalnya saja komuniskasi. Jika kamu belum menggunakan teknologi untuk komunikasi dalam pekerjaan, ini saat yang tepat untuk memulainya.

Melalui sistem komunikasi yang terhubung satu sama lain yang baik, semua akan mendapat update informasi pekerjaan yang cepat dan tepat. Kamu dapat mengambil pekerjaan dengan efesien pula karena hal ini.

3. Pastikan Semua Mengetahui Workflow

Penting buat kamu atau tim memahami alur kerja. Bila ada kesulitan, segera tanyakan agar tidak menghambat pekerjaan yang datang.

Semua orang yang bekerja harus dipastikan mengetaui aturan dan alur kerja agar tidak menggangu pekerjaan yang dilakukan oleh yang lainnya.

Manfaat Workflow dalam Manajemen Perusahaan

cara membuat workflow
Foto: Unsplash.com

Setelah mengetahui cara membuat workflow, kamu bisa mengimplementasikannya di tempat pekerjaan mu. Selain menegaskan tugas dan tanggung jawab masing-masing terdapat beberapa manfaat yang lain. Di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Mempermudah Distribusi Pekerjaan

Alur kerja yang baik dan tertata sudah pasti akan memudahkan pendistribusian pekerjaan. Semua proses akhirnya dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan yang berarti.

Apabila sudah terbiasa, workflow akan berjalan otomatis, yang juga pada akhirnya membuat pekerjaan dapat lebis cepat selesai dengan praktis.

2. Dokumen Ditangani dengan Gesit

Distribusi dokumen pun pada akhirnya akan dapat ditangani dengan cepat karena telah diatur dengan rapi melalui aluer kerja. Perusahaan juha dapat bekerja dengan cara yang lebih efektif.

3. Mudah Persetujuan

Apabila workflow sudah berjalan dengan baik dan terkelola dengan rapi, persetujuan apapun akhirnya dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja. Cara membuat alur kerja pun telah sukses.

Manfaat yang banyak dan sangat membantu pekerjaan ini menjadi alasan supaya kamu harus bisa mengimplementasikan cara membuat workflow dengan baik. Alur kerja yang terkelola secara benar akan membawa manfaat yang banyak pula.

Baca Juga: 6 Manfaat Framework dalam Pengembangan Website atau Aplikasi

Semoga beberapa cara membuat workflow dan tips ini bisa membantu kamu mengelola tim dan persuahaan dengan baik, ya.

Buat kamu yang punya permasalahan dengan bisnis yang sedang atau baru akan kamu jalani atau apapun seputar digital marketing, bisa banget kamu tanyakan disini. Nantinya SIRCLO Expert akan menjawab pertanyaan kamu.


Saatnya Buka Toko Online Sendiri, GRATIS!

Saatnya Punya Toko Online Sendiri, GRATIS !