Bagaimana cara mengatur keuangan bisnis baru kamu? Coba cek contoh sistem dana tetap dalam kas kecil berikut ini.
Setiap bisnis, baik UMKM maupun bisnis besar tentu menyadari bahwa manajemen keuangan merupakan hal yang amat penting. Pengaturan keuangan menjadi faktor yang sangat krusial dalam menjalankan bisnis.
Seperti yang kamu ketahui, uang, dana kas, atau modal usaha menjadi penopang operasional perusahaan.
Mulai dari bisnis kecil maupun besar, pengaturan keuangan dengan baik sangat penting untuk kelangsungan perusahaan.
Dalam manajemen keuangan, terdapat sistem pembukuan untuk mencatat setaip perubahan dana. Bagi sebagian orang, sistem ini memang terdengar rumit. Namun, tanpa disadari warung kecil pun sudah menerapkannya, lho.
Baca Juga: Petty Cash Adalah Kas Kecil, Berikut Penjelasannya
Setiap pemilik warung pasti memiliki catatan pemasukan dan pengeluaran, buku utang, dan sebagainya. Hal tersebut adalah contoh paling sederhana dari pembukuan keuangan. Makin besar bisnisnya, tentu sistem pencatatannnya semakin kompleks.
Dalam sistem pembukuan, ada istilah kas kecil atau petty cash. Sistem ini memiliki dua metode pembukuan, yaitu sistem dana tetap dan sistem dana fluktuasi.
Dalam pembahasan ini, kita akan fokus mengupas tentang contoh sistem dana tetap. Kira-kira seperti apa cara kerjanya?
Pengertian Kas Kecil dan Contoh Sistem Dana Tetap
Menurut Investopedia, dana kas kecil adalah sejumlah kecil uang tunai perusahaan yang digunakan untuk membayar biaya insidental. Misalnya, perlengkapan kantor dan mengganti biaya pengeluaran karyawan (reimbursement).
Dana kas kecil akan mengalami rekonsiliasi berkala dengan transaksi yang dicatat pada laporan keuangan. Dalam perusahaan yang lebih besar, setiap departemen mungkin memiliki dana kas kecilnya sendiri.
Petty cash mudah diakses untuk membiayai pembayaran tertentu, keuntungan kas kecil adalah cepat, nyaman, dan mudah digunakan. Namun, jenis dana ini juga rentan pencurian dan penyalahgunaan.
Ada beberapa contoh transaksi yang biasanya menggunakan dana kas kecil, yaitu membeli perlengkapan kantor, uang makan siang, dan reimbursement.
Dilansir dari Accounting Coach, dana kas kecil tersedia untuk membayar beberapa pengeluaran kecil tanpa perlu menulis cek. Pengeluaran akan dicatat dalam rekening buku besar perusahaan.
Baca Juga: 7 Cara Mengatur Keuangan Usaha yang Tepat, Catat!
Apa Tujuan Dana Kas Kecil?
Menurut Stanford, tujuan dari dana kas kecil adalah memungkinkan penggantian atau pembelian barang dalam jumlah kecil.
Nominal petty cash setiap departemen mungkin berbeda. Ini tergantung terhadap kebutuhan operasional departemen yang barkaitan.
Biasanya, dalam setiap departemen ada orang yang bertugas mengawasi dan memberikan izin penggunaankas tersebut. Hal ini dilakukan untuk mencegah kecurangan. Kehadiran petty cash di tiap departemen tentu memudahkan operasional karyawan.
Setiap pengeluaran dan kebutuhan transaksi bisa diselesaikan dengan cepat melalui dana dalam kas tesebut.
Pegawai tidak perlu mengajukan dana kepada bagian keuangan perusahaan. Hal ini karena proses tersebut bisa berlangsung lama.
Tujuan dana kas kecil tentu saja untuk memudahkan operasional sebuah departemen. Dana ini digunakan untuk kebutuhan satu departemen saja dan hanya untuk transaksi kecil yang bisa ditutup dengan isi kas ini.
Baca Juga: Contoh Financial Plan untuk Bisnis, Rencana Keuangan Jadi Terarah
Kelebihan dan Kekurangan Dana Kas Kecil
Peetty cash ini adalah kebalikan dari dana kas besar. Untuk memudahkan perbedaannya, berikut penjelasannya untukmu.
Praktik penggunaan dana kas kecil dan kas besar bisa diibaratkan dalam kebutuhan sehari-hari. Setiap harinya, pasti kamu membutuhkan makanan, minuman, transportasi ke tempat kerja, dan pengeluaran harian lain yang nominalnya kecil.
Pengeluaran untuk jajan harian inilah yang disebut sebagai dana petty cash. Selain kebutuhan harian, kamu juga memiliki kebutuhan bulanan bahkan tahunan.
Contohnya, biaya listrik dan air, cicilan, dan premi asuransi. Pengeluaran tersebut bisa dikatakan sebagai dana kas besar.
Bisa disimpulkan bahwa dana kas kecil adalah pengeluaran skala pendek yang nominalnya tidak dapat diperkirakan.
Sebaliknya, dana kas besar adalah pengeluaran jangka panjang yang nominalnya sudah diperhitungkan.
Lantas apa kelebihan dana kas kecil? Kelebihannya ada dana kas kecil bisa digunakan dengan cepat dan mudah.
Jika ingin membeli seblak, kamu pasti sudah memiliki uang jajan yang kamu simpan di dompet. Jadi, kamu tak perlu repot ke ATM hanya untuk membeli seblak bukan?
Sebaliknya, dana kas besar membutuhkan alur pengajuan yang lebih panjang. Saat membutuhkan dana kas besar, tidak bisa dilakukan secara cepat dan instan.
Lalu apa kekurangan dana kas kecil? Kekurangannya adalah rentan mengalami fraud atau kecurangan. Karena dana ini disimpan dalam dompetmu. Kamu mungkin saja terlalu banyak menggunakannya untuk membeli jajanan sehingga kurang terkontrol.
Begitu pun dalam bisnis, dana kas kecil bisa saja dicurangi oleh pegawai. Misalnya, menaikkan biaya operasional (marked up), menggelapkan dana kas, hingga menggunakan dana kas di luar kepentingan perusahaan.
Baca Juga: Ini 9 Contoh Laporan Keuangan dan Penjualan yang Perlu Kamu Tahu!
Sistem Pembukuan Kas Kecil
Setelah memahami definisi dan tujuannya, kamu perlu mengetahui contoh sistem dana tetap dan fluktuatif dalam kas kecil. Berikut penjelasannya.
1. Contoh Sistem Dana Tetap
Sebelum mengetahui contoh sistem dana tetap, kamu perlu memahami pengertiannya. Sistem dana tetap adalah sistem pembukuan kas kecil dengan cara menetapkan besaran dana kas yang sifatnya tetap dan tidak akan berubah.
Seperti dijelaskan sebelumnya, setiap departemen memiliki nilai dana kas kecil yang berbeda. Nilai dana kas ini sudah ditetapkan besarannya oleh perusahaan. Meskipun bersifat tetap, besaran dana tersebut bisa berubah karena beberapa faktor.
Misalnya, dana yang ditetapkan ternyata kurang dapat menutupi kebutuhan operasional sebuah departemen, sehingga jumlahnya perlu ditambah.
Bisa juga besaran dana yang ditetapkan ternyata terlalu banyak untuk operasional sebuah departemen yang lebih kecil sehingga jumlahnya dikurangi.
Perlu diingat, dalam sistem dana tetap pengeluaran yang terjadi tidak akan dicatat. Namun, bagian yang dicatat adalah ketika terjadi pengisian kembali saldo kas. Dana kas kecil akan diberikan setiap periode tertentu sesuai dengan jumlah yang ditentukan.
Pada akhir periode, dana kas akan diisikan lagi sehingga jumlahnya sama dengan saldo awal. Contoh sistem dana tetap adalah ketika sebuah departemen memiliki dana kas kecil sebesar Rp10.000.000,- dalam satu periode.
Ketika di akhir periode, sisa dana kas kecil sebesar Rp2.000.000,-. Perusahaan akan mengisi saldo kas sebesar Rp8.000.000,- agar jumlahnya kembali utuh seperi saldo awal.
Baca Juga: Jenis-Jenis Anggaran Perusahaan yang Perlu Kamu Pahami
2. Contoh Sistem Dana Fluktuasi
Berbanding terbalik dengan sistem dana tetap, besaran dana kas kecil dalam sistem dana fluktuasi dapat berubah-ubah. Dalam arti, besaran dana bisa berkurang atau bertambah tergantung pada kebutuhan operasional sebuah departemen.
Bila dalam pertengahan periode dana kas kecil yang ada kurang, bisa dilakukan penambahan dana. Pada akhir periode, saldo kas akan diisikan lagi namun jumlahnya tak harus sama dengan saldo awal.
Nah, itulah penjelasan tentang contoh sistem dana tetap dalam dana kas kecil. Yuk, coba terapkan sistem pembukuan ini agar bisnismu terkelola dengan efisien.