Fungsi dan Cara Membuat Kwitansi Pembayaran

kwitansi pembayaran

Table of Contents

Ketika kamu berhasil menjual produk dan layanan, harus ada dokumen sebagai tanda bukti pembayaran yang sah. Dokumen tersebut dinamakan kwitansi pembayaran.

Kwitansi pembayaran merupakan dokumen yang diberikan oleh penjual kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran penuh atau sebagian untuk suatu produk maupun layanan.

Bukti pembayaran ini disebut juga dengan tanda terima pembayaran. Dokumen ini berguna bagi penjual maupun pembeli dalam proses penjualan.

Selain menjadi bukti pembayaran, kwitansi dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam membuat laporan keuangan selama periode tertentu.

Baca Juga: Invoice adalah Penagihan Kepada Pembeli, Ini 7 Jenisnya!

Perbedaan Kwitansi Pembayaran dengan Invoice

perbedaan kwitansi pembayaran dengan invoice
(Foto: menghitung tagihan. Sumber: Pexels.com)

Sering kali, masyarakat menganggap kwitansi pembayaran dengan invoice adalah hal yang sama dalam transaksi jual-beli.

Padahal, kedua istilah tersebut memiliki makna yang berbeda dalam proses penjualan, lho.

Hal ini karena keduanya sama-sama merupakan dokumen yang dikeluarkan selama proses penjualan. Berikut perbedaan keduanya yang dikutip dari laman Scale Factor.

  • Kwitansi Pembayaran

Kwitansi pembayaran merupakan bukti pembayaran untuk barang atau jasa yang tercantum pada tanda terima pelanggan.

Sementara bagi penjual, bukti ini adalah dokumen yang digunakan untuk melacak penjualan dan inventaris.

Nantinya, tanda terima pembayaran ini diserahkan dari penjual kepada pelanggan setelah mereka memberikan uang sejumlah produk atau layanan yang diterima.

Umumnya, berisi informasi bisnis dan identitas yang menerima uang, nomor faktur atau nomor transaksi, tanggal pembayaran, jumlah yang dibayarkan, dan sisa saldo yang mungkin belum dibayarkan.

  • Invoice (Faktur)

Invoice atau faktur digunakan untuk mencatat jumlah yang belum dibayar oleh pelanggan atau piutang.

Ini adalah permintaan pembayaran resmi dan juga berfungsi sebagai bukti penjualan. Jadi, faktur akan dibuat dan dikirimkan pada pelanggan sebelum penjual menerima uang sebagai pembayaran.

Dalam sebuah invoice, biasanya berisi nama, alamat bisnis penjual dan pelanggan, nomor faktur, tanggal penerbitan, tanggal jatuh tempo pembayaran, rincian barang atau jasa yang dijual dan jumlah total yang harus dibayar.

Baca Juga: Pengertian Debit adalah Entri Pembukuan yang Perlu Diterapkan Pebisnis

Isi Kwitansi Pembayaran

isi kwitansi pembayaran
(Foto template kwitansi pembayaran. Sumber: Paper.id)

Kwitansi pembayaran terdiri dari beberapa isi yang menjelaskan transaksi jual beli antara penjual dengan pelanggan.

Apa saja isinya? Berikut di antaranya:

  1. Nama dan logo bisnis milik penjual,
  2. Label “kwitansi pembayaran” yang jelas.
  3. Nomor faktur atau nomor transaksi.
  4. Tanggal pembayaran diterima.
  5. Cap dan materai.
  6. Nama lengkap dan tanda tangan penerima uang.
  7. Jumlah uang yang diterima.
  8. Sisa jumlah uang yang harus dibayar.

Jika jumlah uang telah dibayar penuh oleh pelanggan, penjual juga harus menunjukkan bukti pembayaran yang jelas.

Misalnya, dengan memberi tulisan atau stemple lunas untuk mencegah kebingungan, baik pada penjual maupun pelanggan.

Dengan begitu, penjual dan pembeli memiliki catatan yang jelas tentang berapa banyak uang yang telah diterima dan berapa jumlah uang yang masih terutang.

Baca Juga: 3 Manfaat dan Cara Menggunakan PayPal untuk Bisnis

Fungsi Kwintansi Pembayaran

fungsi kwitansi pembayaran
(Foto: seseorang sedang membuat invoice pembayaran. Sumber Pexels.com)

Lantas, apa saja fungsi kwitansi pembayaran dalam transaksi jual beli? Mengapa bukti pembayaran ini diperlukan untuk penjual maupun pembeli?

Berikut penjelasannya:

1. Bukti Transaksi Jual-Beli

Fungsi yang pertama tentu saja sebagai bukti dari transaksi jual-beli yang telah disepakati oleh penjual dan pembeli.

Bagi pelanggan, berguna sebagai bukti kepemilikan atas produk yang dibeli. Kwitansi pembayaran juga bisa digunakan dalam hal penukaran atau pengembalian barang yang dibeli.

Selain itu, dapat dipakai untuk klaim garansi produk kepada penjual jika terjadi kerusakan.

2. Mempermudah Pencatatan Keuangan

Sementara bagi penjual, kwitansi pembayaran dapat berfungsi sebagai dokumen untuk mempermudah mereka dalam mencatat keuangan usaha selama periode tertentu.

Ini termasuk dalam bukti kelengkapan pencatatan akuntansi yang mendukung adanya pencatatan transaksi jual beli.

Tanpanya, catatan akuntansi menjadi tidak lengkap yang dapat berisiko pada laporan keuangan usaha dalam jangka panjang.

Bahkan menurut bidang akuntansi, suatu transaksi dapat dianggap tidak sah jika tidak ada bukti transaksi.

Oleh sebab itu, setiap orang disarankan untuk meminta kwitansi sebagai bukti transaksi, baik untuk transaksi skala kecil, menengah, maupun besar.

Sebagai pengusaha, kamu pun akan memiliki penerimaan kas dan pengarsipan yang tepat sehingga terhindar dari risiko masalah audit.

Hal ini karena kwitansi pembayaran sebagai bukti transaksi akan memudahkan tim audit untuk melakukan pengecekan dan kecocokan antara transaksi keuangan yang tertulis dengan bukti transaksi yang dimiliki oleh perusahaan.

Baca Juga: Wajib Tahu, Ini 7 Jenis Invoice Penagihan dalam Bisnis

3. Dokumen yang Sah di Mata Hukum

Kwitansi pembayaran merupakan dokumen atau bukti transaksi jual-beli yang sah di mata hukum.

Oleh karena itu, dapat dihadirkan pada persidangan apabila nantinya terdapat gugatan atau masalah terkait transaksi tersebut.

Cara Membuat Kwitansi Pembayaran

cara membuat kwitansi pembayaran
(Foto cara membuat kwitansi pembayaran. Sumber: Pexels.com)

Dalam kwitansi pembayaran memuat informasi jual-beli yang jelas. Oleh sebab itu, harus dibuat dengan benar.

Berikut cara membuatnya yang bisa kamu terapkan dalam berbisnis:

1. Nomor Transaksi

Tulis nomor transaksi dengan jelas untuk membedakan setiap transaksi jual beli yang telah kamu lakukan.

Dengan begitu, kamu juga akan lebih mudah untuk mencari bukti transaksi apabila diperlukan sewaktu-waktu karena bisa mencari bukti pembayaran melalui nomor yang tertera.

Namun biasanya, nomor transaksi sering kali dikosongkan untuk transaksi yang sifatnya kurang formal.

2. Nama Pemberi Uang

Cara membuat kwitansi pembayaran yang berikutnya adalah menuliskan nama pemberi uang yang digunakan sebagai pembayaran.

Dalam kwitansi pembayaran, informasi ini biasanya tercantum pada kalimat “Telah diterima dari…”.

Tulislah nama pelanggan yang membayar dengan lengkap sesuai yang tertera pada KTP untuk menghindari risiko atau masalah di kemudian hari.

3. Tujuan Pembayaran

Dalam kwitansi pembayaran, penjual juga harus mencantumkan informasi terkait tujuan penyerahan.

Biasanya, informasi tujuan pembayaran ditulis dengan kalimat “Untuk pembayaran…”.

Misalnya, untuk membayar produk, melunasi biaya sewa, membayar denda hutang, dan lain sebagainya.

4. Jumlah Uang yang Dibayar

Dalam kwitansi pembayaran juga harus mencantumkan jumlah uang yang dibayarkan oleh pelanggan pada penjual.

Biasanya, jumlah uang yang dibayar ditulis dalam bentuk kata-kata dan angka.

Untuk menuliskan informasi jumlah uang dalam bentuk kata-kata, biasanya dicatat pada kalimat “Uang sejumlah…”.

Sementara itu, untuk menjelaskan jumlah uang dalam bentuk angka akan dicatat dengan kalimat “Terbilang…”.

5. Tempat dan Tanggal Transaksi

Dalam pembuatan kwitansi pembayaran, informasi lain yang perlu dituliskan adalah tempat dan tanggal dilakukannya transaksi.

Biasanya, keterangan tempat dan tanggal transaksi dituliskan pada bagian kanan.

Kolom informasi tersebut harus diisi agar pembayaran yang dilakukan benar-benar jelas.

6. Nama Jelas dan Tanda Tangan

Cara membuat kwitansi pembayaran yang benar selanjutnya adalah mencantumkan nama jelas dan tanda tangan.

Sebagai penjual yang menerima uang, kamu harus menuliskan nama jelas beserta tanda tangan pada materai.

Informasi ini menunjukkan bahwa kwitansi pembayaran yang dibuat merupakan bukti transaksi yang sah secara hukum.

Baca Juga: Pengertian Virtual Account dan Manfaatnya untuk Bisnis Kamu

Itu dia penjelasan mengenai kwitansi pembayaran dalam bisnis yang perlu kamu ketahui.

Buat kamu yang punya permasalahan dengan bisnis yang sedang atau baru akan kamu jalani atau apapun seputar digital marketing, bisa banget kamu tanyakan disini. Nantinya SIRCLO Expert akan menjawab pertanyaan kamu.


Saatnya Buka Toko Online Sendiri, GRATIS!

Saatnya Punya Toko Online Sendiri, GRATIS !