Jurnal khusus dibagi menjadi jurnal pembelian, penjualan, penerimaan, dan pengeluaran kas. Apa fungsinya dalam bisnis?
Dalam bisnis, penting bagimu untuk memiliki catatan keuangan yang baik dan sistematis. Pasalnya, catatan keuangan ini punya banyak kegunaan bagi bisnis. Melalui catatan ini, kamu bisa melihat perkembangan kinerja bisnismu.
Bentuk catatan yang paling umum digunakan adalah jurnal khusus. Sebagai bagian dari pembukuan dan akuntansi, jurnal ini tentu punya fungsi penting bagi bisnis.
Apalagi jika bisnismu samakin besar dan semakin banyak penjualan, kamu butuh bantuan akuntansi dalam membuat laporan keuangan.
Baca Juga: Catatan Kas: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya Bagi Bisnis
Jurnal khusus adalah salah satu instrumen penting dalam akunting yang dapat mengukur keberhasilan bisnis. Untung atau ruginya bisnismu dapat dinilai berdasarkan catatan jurnal ini.
Oleh sebab itu, kamu perlu memahami lebih dalam tentang akuntansi, jurnal khusus, dan fungsinya bagi bisnis.
Memahami Akuntansi dan Instrumen Jurnal Khusus
Menurut Investopedia, akuntansi adalah proses pencatatan transaksi keuangan yang berkaitan dengan bisnis. Proses akuntansi termasuk meringkas, menganalisis, dan melaporkan transaksi kepada lembaga pengawas, regulator, dan entitas pemungut pajak.
Laporan keuangan yang digunakan dalam akuntansi adalah ringkasan singkat dari transaksi keuangan selama periode akuntansi, meringkas operasional perusahaan, posisi keuangan, dan arus kas.
Jurnal khusus adalah salah satu instrumen dalam akuntansi. Ini meliputi semua jurnal kecuali jurnal umum. Jurnal-jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi tertentu yang berisi informasi penting.
Jurnal-jurnal ini mengurangi kemungkinan perubahan dan kesalahan dalam catatan akuntansi karena entri-entri di dalamnya dibuat dalam urutan kronologis (waktu). Jika jurnal umum mencatat semua transaksi, jurnal khusus akan membaginya secara lebih spesifik.
Semakin besar bisnisnya, maka semakin banyak transaksi yang terjadi. Jika menggunakan jurnal umum, kamu akan kesulitan untuk mencari catatan transaksi tertentu. Maka dari itu, jurnal khusus dapat membantu mengelompokkan transaksi dengan lebih rapi.
Terlepas dari ukuran bisnis, akuntansi adalah fungsi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, perencanaan biaya, dan pengukuran kinerja ekonomi perusahaan. Untuk memahami lebih lanjut, berikut ini beberapa peran akuntansi dalam kegiatan usaha.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Pencatatan Penjualan Gratis Digital Terbaik
1. Akuntansi Sebagai Informasi Keuangan
Peran akuntansi dalam kegiatan usaha yang pertama adalah sebagai sumber informasi keuangan. Sesuai dengan tugas utama akuntan, yaitu mencatat dan membuat laporan keuangan. Maka, dari catatan tersebut kamu bisa mengetahui segala informasi keuangan.
Mulai dari pemasukan, pengeluaran, utang, piutang, neraca kas, hingga profit perusahaan. Informasi keuangan sangat penting untuk dicatat dan dilaporkan dengan benar, sebab banyak perusahaan sulit berkembang karena pengaturan keuangan yang belum optimal.
2. Alat Analisis Keuangan
Peran akuntansi dalam kegiatan usaha lebih kompleks ketimbang tenaga keuangan yang mencatat buku kas. Sebab, selain mencatat arus keuangan, seorang akuntan juga perlu menganalisis pergerakan keuangan perusahaan.
Seorang akuntan perlu membaca dan menyimpulkan bagaimana tren keuangan perusahaan di akhir periode.
Tak jarang, seorang akuntan juga akan mempresentasikan laporan keuangan di depan direksi perusahaan. Sebab, posisi akuntan membutuhkan pemahaman yang dalam dan membutuhkan pendidikan.
Posisi ini tak bisa diisi oleh sembarang orang, kesalahan analisa keuangan bisa merugikan perusahaan.
Baca Juga: 15 Aplikasi Keuangan Pribadi untuk Bantu Kelola Finansialmu!
3. Pertimbangan Perencanaan Bisnis
Peran akuntansi dalam kegiatan usaha juga dilibatkan dalam perencanaan bisnis. Khususnya perencanaan bisnis yang berkaitan dengan keuangan perusahaan. Menyambung peran akuntan sebelumnya.
Setelah menganalisis euangan perusahaan, seorang akuntan bisa membuat rencana pada periode akuntansi selanjutnya.
Misalnya, seorang akuntan bisa menyusun rencana keuangan yang lebih rapi dan efisien untuk periode waktu berikutnya. Dengan begitu, keuangan bisnis bisa lebih terstruktur dan mengurangi biaya yang tidak perlu.
4. Penghubung Pihak Ketiga
Seorang akuntan akan membuat laporan keuangan. Laporan ini berisi data aktual tentang kondisi perusahaan. Data akuntansi ini akan dibutuhkan oleh pihak ketiga untuk mengambil keputusan.
Ketika ingin bekerja sama dengan perusahaan lain, kamu perlu mempertimbangkan prospek perusahaan tersebut. Kamu harus tahu neraca perdagangannya dan kekuatan finansialnya.
5. Membantu Pengambilan Keputusan
Peran akuntansi dalam kegiatan usaha adalah membantu pengambilan keputusan, baik keputusan internal maupun eksternal. Keputusan internal mencakup kebijakan yang berkaitan dengan operasional perusahaan.
Akuntansi dibutuhkan oleh petinggi perusahaan untuk mengukur kemampuan finansial sebelum menjalankan kebijakan.
Sementara itu, keputusan eksternal berkaitan dengan B2B atau Business to Business. Artinya berhubungan dengan vendor atau pihak lain.
Contohnya, ketika perusahaan ingin membeli saham perushaan lain, dibutuhkan masukan dari akuntansi. Akuntansi dibutuhkan untuk menganalisis bagaimana prospek saham perusahaan yang akan dibeli.
Baca Juga: Cash Flow Adalah Ringkasan Pemasukan dan Pengeluaran Perusahaan
Jenis-Jenis Jurnal Khusus
Setelah memahami tentang instrumen jurnal khusus dan fungsi akuntansi, kamu perlu membedakan beberapa jenis jurnal khusus. Berikut penjelasannya, simak yuk!
1. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian adalah jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat semua jenis pembelian, baik barang maupun bukan barang secara kredit. Termasuk pembelian perlengkapan, peralatan, serta aktiva lainnya.
Jurnal pembelian berfungsi untuk menyederhanakan catatan pembelian dan memudahkan transaksi bernilai tinggi ke dalam buku besar. Jurnal pembelian ini mencatat transaksi secara harian sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi.
Baca Juga: Kas: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Manfaatnya bagi Bisnis
2. Jurnal Penjualan
Sama halnya dengan jurnal pembelian, bedanya jurnal khusus penjualan ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara kredit. Informasi yang dicatat berupa ringkasan faktur yang akan diberikan kepada pembeli.
Tujuan utamanya adalah untuk meringkas informasi transaksi bervolume tinggi dari buku besar umum, sehingga menyederhanakan buku besar. Informasi yang dicatat terdiri atas tanggal transaksi, nama pembeli, nomor faktur, dan jumlah penjualan.
Jurnal penjualan hanya mencatat piutang, artinya transaksi yang dilakukan secara tunai tidak dicatat dalam jurnal khusus ini. penjualan secara tunai akan dicatat dalam jurnal penerimaan kas.
3. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas adalah jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan penerimaan uang. Artinya, semua penjualan yang dilakukan secara tunai akan dicatat dalam jurnal ini.
Selain itu, jurnal ini juga bisa mencatat penerimaan pendapatan, retur pembelian tunai, dan pelunasan utang. Jumlah entri dalam jurnal penerimaan kas dapat disesuaikan tergantung kebutuhan bisnis.
4. Jurnal Pengeluaran Kas
Bertolak belakang dengan jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas ini mencatat semua transaksi yang mengurangi saldo kas secara tunai.
Transaksi yang dicatat meliputi pelunasan utang, pembayaran tanggungan, retur penjualan, dan uang tunai yang diambil untuk pribadi.
Pembelanjaan perusahaan yang dilakukan secara tunai juga akan dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Misalnya, pembelian alat kantor, perlengkapan usaha, maupun bahan baku.
5. Jurnal Retur Pembelian
Jurnal retur pembelian adalah bagian khusus dalam laporan keuangan perusahaan yang mencatat seluruh transaksi retur pembelian.
Dalam laporan keuangan, akun retur pembelian akan dicatat di bagian kredit. Namun, jika kamu menggunakan akun utang dagang, maka akan dicatat di bagian debit. Pencatatan ini sesuai dengan perubahan biaya yang dipengaruhi oleh keluarnya barang dagang.
Retur pembelian kredit mencatat barang yang dikembalikan kepada penjual untuk transaksi yang belum lunas. Sebaliknya, retur pembelian debit digunakan untuk mencatat pengembalian barang yang sudah lunas.
Retur jenis ini biasanya melibatkan jumlah barang yang tidak sedikit, sehingga pencatatannya perlu dibuat terpisah.
Baca Juga: Ini Penjelasan Retur Pembelian dan Penjualan, Disimak, Ya!
Keunggulan Jurnal Khusus
Pengelompokkan jurnal khusus menjadi empat jenis tentu memberikan kemudahan bagi bisnis. Apa saja kemudahan yang akan kamu dapatkan?
1. Mengurangi Kesalahan
Jurnal umum adalah kebalikan dari jurnal khusus. Jurnal umum mencatat semua jenis transaksi dalam satu tabel. Artinya, kemungkinan terjadinya kesalahan data akan lebih besar. Apalagi jika kamu menulis catatan jurnal secara manual.
Sementara itu, jurnal khusus yang membagi transaksi menjadi empat golongan dapat mengurangi kesalahan. Sebab, setiap jenis transaksi akan dicatat sesuai dengan ketegorinya masing-masing.
2. Memudahkan Proses Audit
Audit adalah proses yang dilakukan untuk memastikan akurasi laporan keuangan perusahaan. Ketika semua transaksi dicatat dalam satu tabel yang sama, maka proses audit akan lebih sulit dan memakan waktu.
Sebaliknya, pengelompokkan transaksi dalam jurnal khusus dapat memudahkan proses audit. Disamping itu, kamu juga bisa memangkas waktu audit menjadi jauh lebih cepat.
3. Lebih Mudah Menemukan Data
Ketika ditemukan ketidaksesuain data, kamu dapat lebih mudah mengoreksinya jika menggunakan jurnal khusus. Pasalnya, setiap transaksi sudah dikelompokkan menurut jenisnya.
Lain halnya dengan jurnal umum. Jika ingin menemukan catatn transaksi tertentu, kamu harus memeriksanya satu per satu dengan teliti. Sebab, semua transaksi ditulis di tabel yang sama.
Baca Juga: Begini Cara Menghitung PPN 11%, Pelaku Bisnis Wajib Tahu
4. Mempermudah Posting ke Buku Besar
Adanya jurnal khusus membuat proses posting data transaksi ke buku besar jadi lebih praktis dan mudah. Sebab, semua transaksi sejenis dikelompokkan dalam akun yang sama.
Kamu jadi bisa memindahkan semua data dengan cepat tanpa perlu memisahkannya terlebih dahulu. Alhasil, kesalahan catatan juga dapat dihindari.
5. Mencegah Fraud
Keunggulan lainnya adalah mencegah tindakan curang dari pihak tertentu. Catatan dalam jurnal ini dibuat berdasarkan urutan kronologis dan dipertanggung jawabkan oleh pihak yang mencatatnya.
Artinya, kemungkinan terjadinya kecurangan atau penipuan dapat dicegah. Semua data sudah tersimpan dengan sistematis sesuai urutan waktu dan jenis transaksinya.
Nah, itulah penjelasan lengkap tentang jurnal khusus yang perlu kamu ketahui. Yuk, coba buat jurnal ini agar catatan keuanganmu semakin rapi!