PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control.
Istilah PPIC sudah sangat familiar dalam bidang usaha industri seperti manufaktur dan jenis industri lainnya. PPIC berkaitan juga dengan posisi atau jabatan di suatu perusahaan yang berhubungan dengan proses produksi.
Proses PPIC selalu ada dan dijalankan dalam setiap kegiatan produksi mulai dari proses controlling hingga persiapan bahan baku produksi untuk diolah menjadi barang siap jual.
Selain fungsi controlling, PPIC juga memegang peran penting dalam merencanakan seluruh rangkaian proses produksi agar berjalan sesuai dengan target yang diharapkan.
Baca Juga: Simak Fungsi Perencanaan Produksi agar Bisnismu Efisien!
Pengertian PPIC
Setiap perusahaan besar maupun kecil pastinya terdapat kegiatan pengadaan dan penyimpanan barang yang digunakan untuk berbagai keperluan.
Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, pengadaan barang dan persediaan stok menjadi hal yang amat penting karena dapat memengaruhi produktivitas perusahaan.
Keberadaan barang inventaris berupa sarana produksi dapat memengaruhi kualitas mutu dari hasil produksi yang berkaitan.
Begitu pun dengan bahan-bahan mentah yang menjadi stok produksi, kualitas bahan-bahan tersebut juga turut memengaruhi kualitas barang jadi hasil produksi nantinya.
Oleh karenanya, keberadaan PPIC dalam sebuah perusahaan memiliki peranan yang amat penting. Production Planning and Inventory Control sendiri berkaitan dengan fungsi departemen atau manajemen tertentu dalam sebuah perusahaan.
Dalam prakteknya, PPIC memegang peranan penting dalam memastikan kelancaran proses produksi agar lebih efisien dan mampu menghemat biaya produksi.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa PPIC merupakan kegiatan atau upaya mempersiapkan proses produksi dan manufaktur mulai dari tahap perencanaan, pengaturan stok, pengaturan bahan baku, teknik produksi, hingga proses pengolahan menjadi barang siap jual.
Baca Juga: Apa Itu Fixed Cost? Ini 6 Contoh dan Cara Menghitungnya
Tujuan PPIC
Pentingnya keberadaan PPIC dalam sebuah perusahaan tentunya didasari oleh berbagai tujuan. Tujuan dari Production Planning and Inventory Control adalah sebagai berikut.
- Membantu perusahaan agar dapat menjalankan kegiatan produksi dengan lebih efektif dan efisien.
- Membantu perusahaan agar dapat lebih mengoptimalkan modal produksi sehingga dapat mencapai target jangka panjang.
- Menyusun dan menetapkan tahapan-tahapan produksi agar bisa dijadikan acuan untuk perencanaan produksi di kemudian hari.
- Mengatur modal produksi berupa bahan baku dan biaya produksi agar sesuai dengan siklus produksi perusahaan.
- Membantu kegiatan penjualan, pemasaran, dan produksi dalam menentukan kuantitas, waktu, dan proses pendistribusian sehingga barang inventory perusahaan menjadi lebih efisien.
Baca Juga: Mengenal Metode Inventory Control dan Jenisnya dalam Bisnis
Manfaat PPIC
Berdasarkan penjelasan sebelumnya, tentunya kamu sudah mendapat gambaran mengenai manfaat PPIC dalan sebuah perusahaan. Keberadaan PPIC memiliki dampak yang sangat besar dalam kegiatan produksi perusahaan.
Keberadaan PPIC dapat membantu membuat proses produksi menjadi lebih efektif, efisien, dan berdampak pada peningkatan pendapatan perusahaan. Berikut manfaat pekerja PPIC bagi bisnis:
1. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan
Salah satu manfaat adanya staf Production Planning and Inventory Control adalah meningkatkan pelayanan pelanggan.
PPIC tidak hanya merencanakan proses produksi, akan tetapi juga memastikan pengiriman pesanan kepada pelanggan berjalan tepat waktu.
Ketika proses produksi berjalan lancar dengan kualitas produk jadi yang baik dan pengiriman dijadwalkan tepat waktu, pelanggan akan merasa lebih puas terhadap pelayanan yang diberikan.
Pada akhirnya, pelanggan bisa menjalin hubungan yang lebih baik dengan perusahaan manufaktur karena merasa pelayanannya memuaskan. Jadi, perusahaan bisa mendapatkan loyalitas pelanggan lebih mudah.
2. Kontrol Inventaris
Tidak hanya merencanakan proses produksi, karyawan yang bekerja sebagai Production Planning and Inventory Control juga dapat membantu perusahaan untuk mengelola inventaris dengan lebih baik.
Seperti yang kamu ketahui, pengelolaan inventaris bisa menjadi suatu hal yang menantang bagi perusahaan.
Hal ini karena perencana harus menyeimbangkan penyimpanan inventaris yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan sambil meminimalkan risiko dan biaya menyimpan terlalu banyak inventaris.
Namun dengan adanya PPIC, itu semua bisa teratasi dengan baik. Dengan sistem perencanaan dan pengendalian produksi yang dibuat, perencanaan persediaan perusahaan pun menjadi jauh lebih mudah.
Jadi, perusahaan hanya akan membeli bahan yang cukup untuk memenuhi pesanan dan mengurangi kebutuhan untuk menyimpan banyak bahan baku berlebihan.
Selain itu, keberadaan PPIC dalam mengatur barang inventory dan bahan baku tentunya mampu menjadi tolak ukur dalam memperkirakan seberapa banyak barang yang mampu diproduksi atau dihasilkan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.
Dengan begitu, perusahaan juga dapat menentukan besaran modal yang tepat dalam proses produksi.
Untuk memunjang kinerjanya dalam pengelolaan inventaris, PPIC bisa menggunakan sistem atau alat bantu penjadwalan sehingga bisa mengurangi kebutuhan penyimpanan barang jadi atau barang dalam proses berjumlah besar. Proses pengelolaan inventaris pun menjadi lebih efisien.
3. Memantau Kinerja Mesin Produksi
PPIC tidak hanya bertanggungjawab untuk merencanakan produksi suatu barang, akan tetapi juga memantau kinerjanya dari awal sampai akhir. Dalam hal ini, kinerja mesin produksi juga tidak lepas dari pantauan.
Staf PPIC yang turun langsung ke ruang produksi bisa mengetahui kinerja mesin atau alat mana yang bermasalah. Misalnya karena alat atau mesin yang digunakan rusak sehingga perlu dijadwalkan untuk perbaikan.
Staf Production Planning and Inventory Control juga dapat menjadwalkan pemeliharaan dan pembersihan rutin untuk sumber daya yang berkinerja buruk. Jadi, produktivitas perusahaan tetap terjaga.
Yang jelas, staf akan bekerja untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki peralatan yang mampu memenuhi output produksi yang ditargetkan dan memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efisien.
Selain itu, mereka yang bertanggungjawab dalam perencanaan dan penjadwalan produksi juga akan memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan dapat digunakan secara maksimal.
Baca Juga: Cara Cek Kode Produksi, Penting untuk Ketahui Keamanan Barang
4. Peningkatan Kualitas Produk
Tidak hanya memastikan tingkat produktivitas perusahaan terjaga, adanya staf Production Planning and Inventory Control bisa membantu kamu dalam meningkatkan kualitas produk sehingga pengalaman belanja menjadi jauh lebih baik.
Pekerja yang bertugas dalam perencanaan dan pengendalian produksi biasanya akan memiliki detail lebih saat pembuatan barang tertentu. Mereka akan memastikan bahwa sertiap produk perusahaan telah memenuhi standar industri di berbagai pos pemeriksaan dalam proses manufaktur.
Dengan begitu, setiap produk yang perusahaan kamu hasilkan memiliki kualitas terbaik di pasaran. Memiliki produk berkualitas sangat penting saat ini untuk menjamin kepuasan pelanggan.
Pelanggan akan lebih cenderung memilih dan mendukung merek kamu jika mereka tahu bahwa produkmu memiliki kualitas terjamin secara konsisten.
Pada akhirnya, citra merek juga akan berubah menjadi lebih baik karena pandangan positif dari basis pelanggan brand kamu.
5. Pengurangan Waktu Idle
Mengutip laman planettogether, waktu idle mengacu pada suatu kondisi di mana seorang karyawan atau mesin tidak produktif. Istilah ini biasa juga disebut sebagai waktu menganggur.
Waktu idle biasanya disebabkan oleh pekerja yang menunggu bahan untuk memulai produksi atau pada berbagai perbaikan mesin.
Periode produktivitas rendah ini bisa sangat mahal bagi produsen. Sebab, perusahaan harus tetap membayar pekerja dan melakukan perawatan mesin selama waktu tersebut.
Namun dengan adanya staf perencanaan dan pengendalian produksi, waktu idle bisa diminimalisir.
Staf Production Planning and Inventory Control dapat mengoordinasikan pembelian dan pelepasan bahan secara efektif untuk memastikan bahwa setiap langkah produksi dapat dimulai sesuai jadwal.
6. Perencanaan Produksi yang Lebih Efisien
Proses PPIC yang baik akan membuat semuanya terkendali dengan jadwal yang terencana. Baik dalam hal proses produksi, inventaris, dan hingga pergudangan akan terpantau dengan baik.
Hal ini akan menjaga komunikasi yang efektif antar departemen dan koordinasi yang tepat di antara tim. Dengan demikian alur kerja perusahaan akan meningkat secara signifikan.
Karyawan produksi juga tidak perlu berurusan dengan pesanan secara terburu-buru karena semuanya sudah direncanakan sebelumnya dan dipersiapkan dengan baik hingga detail terkecil sekali pun.
7. Pengoptimalan Biaya Produksi
Di samping itu, manfaat lain dari kehadiran PPIC adalah mengoptimalkan biaya produksi perusahaan.
Proses Production Planning and Inventory Control yang terencana dengan baik dapat membantu perusahaan dalam memilih bahan baku yang sesuai, teknologi yang tepat, dan kegiatan produksi yang lebih efisien.
Hal tersebut pada akhirnya bisa lebih hemat biaya produksi sekaligus meningkatkan efisiensi proses produksi.
Dengan biaya produksi yang dioptimalkan, perusahaan juga berkesempatan untuk mendapatkan pengembalian investasi lebih baik. Jadi, perusahaan akan jauh lebih untung.
Baca Juga: Metode Inventory untuk Bisnis agar Lebih Efisien
Mengapa PPIC Penting Bagi Perusahaan?
Keberadaan Production Planning and Inventory Control dalam suatu perusahaan pada akhirnya adalah untuk meningkatkan pendapatan dan meminimalkan pengeluaran.
Hal tersebut tentunya sejalan dengan konsep bisnis, yaitu menekan pengeluaran sekaligus meningkatkan pendapatan.
Cara-cara yang dapat dilakukan oleh PPIC untuk mengurangi dan menghemat biaya produksi yaitu dengan menentukan alur produksi yang efektif dan efisien serta sarana produksi yang sesuai.
Selain itu, Production Planning and Inventory Control juga berperan dalam pendistribusian hasil produksi yang dapat memengaruhi penjualan barang dari departemen pemasaran.
Dengan begitu, PPIC memegang peranan penting dalam mencapai target jangka pendek dan jangka panjang perusahaan. Semakin efektif kinerja PPIC, maka pendapat perusahaan juga semakin meningkat.
Baca Juga: 5 Fitur Aplikasi Inventori, Bermanfaat bagi Bisnismu
Tugas Manajer dan Staff PPIC
Dalam menjalankan tugasnya, departemen PPIC harus bekerja sama dengan departemen lain. Sebab efektivitas proses produksi akan memengaruhi fungsi departemen lain dalam perusahaan.
Oleh karenanya, berikut ini beberapa tugas manajer PPIC yang perlu kamu ketahui.
- Menyusun jadwal produksi dan pengadaan barang.
- Memperkirakan penjualan, permintaan konsumen, dan menjadwalkan kegiatan produksi berdasarkan waktunya.
- Menyusun rencana pengadaan barang dan mengawasi kegiatan pengadaan barang.
- Menyusun jadwal dan tahapan proses produksi yang efektif dan efisien.
- Memastikan seluruh sarana produksi dapat digunakan dengan baik.
- Membantu menyelesaikan masalah atau kendala yang berhubungan dengan kegiatan produksi.
- Melakukan komunikasi dan menjalin kerja sama dengan departemen lain.
Di samping itu, terdapat peran staff PPIC dalam membantu tugas-tugas manajer PPIC. Tugas staff PPIC yaitu bertanggung jawab terhadap pengadaan barang dan stok gudang, pengawasan dan pengaturan distribusi barang, serta memastikan proses produksi berjalan sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
Nah, dalam melaksanakan tugasnya, staf Production Planning and Inventory Control ini membutuhkan beberapa skill khusus. Berikut skill yang sebaiknya dimiliki oleh pekerja di bidang Production Planning and Inventory Control:
- Kemampuan analisis yang baik.
- Keterampilan dalam manajemen risiko.
- Kemampuan untuk melakukan negosiasi.
- Kemampuan untuk menemukan solusi dari masalah atau problem solving.
- Keterampilan komunikasi yang baik karena pekerjaan PPIC melibatkan banyak interaksi.
- Kemampuan untuk perhatian terhadap detail selama proses produksi maupun inventori.
- Kepemimpinan yang bijak, adil, dan tegas.
Baca Juga: Apa Fungsi Quality Control Bagi Perusahaan? Ini Penjelasannya
Cara Meningkatkan Kinerja PPIC
Kehadiran PPIC yang amat krusial bagi perusahaan tentunya perlu mendapat perhatian khusus. Sebab, keberhasilan Production Planning and Inventory Control akan berdampak positif bagi perusahaan.
Begitu pun sebaliknya, proses PPIC yang tidak efektif juga bisa mendatangkan dampak buruk bagi perusahaan. Ditambah lagi, besarnya beban tugas dan tanggung jawab departemen PPIC memungkinkan terjadinya kesalahan atau human error.
Oleh karenanya, perusahaan tentunya perlu berhati-hati dalam menjalankan proses PPIC yang tepat. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, bidang industri manufaktur juga turut mengalami modernisasi.
Modernisasi tersebut tidak hanya dalam aspek sarana produksi, namun juga sistem informasi dan komunikasi yang dibangun dalam suatu platform yang lebih canggih.
Mengatasi kekhawatiran atas kesalahan yang mungkin muncul dari PPIC akibat human eror, saat ini sudah tersedia sistem ERP (Enterprice Resource Planning) sebagai sistem informasi yang diperuntukan untuk perusahaan manufaktur dalam mengintegrasikan proses produksi.
Sistem ERP umumnya berhubungan dengan proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan, dan akunting. Sistem ERP ini dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengintegrasikan data-data pada setiap kegiatan bisnis sebagai masukan dalam pengambilan keputusan.
Program ERP ini menggunakan database yang mendukung pencatatan berbagai informasi produksi.
Keuntungan menggunakan sistem ERP bagi perusahaan yaitu membantu memperlancar proses produksi, mengurangi biaya yang tidak perlu, meningkatkan jumlah penjualan, hingga mempercepat proses distribusi.
Setiap proses dalam perusahaan bisa dipantau dengan lebih praktis melalui sistem ERP. Bahkan, sistem ini bisa bekerja secara otomatis sehingga produktivitas perusahaan bisa ditingkatkan.
Data dalam sistem ERP juga bisa dicek secara cepat dan mudah sehingga analisis laporan dapat dilakukan lebih efisien.
Ada banyak sekali sistem ERP yang bisa kamu pilih. Namun, pastikan kamu melakukan pengecekan terlebih dahulu untuk memastikan keamanan dan kualitasnya.
Cari tahu seluk-beluk ERP yang akan kamu gunakan, apakah sudah sesuai dengan tujuan bisnis. Jangan sampai ERP yang kamu pilih memiliki manfaat yang kurang relevan bagi perusahaan.
Perhatikan juga ketersediaan anggaran yang ada. Pastikan cukup untuk membayar ERP serta biaya tambahan lainnya.
Baca Juga: Apa Itu ERP dan Arti Pentingnya untuk Kemajuan Bisnis?
Itulah beberapa penjelasan mengenai PPIC, mulai dari pengertian, tujuan, manfaat, tugas, hingga cara meningkatkan kinerja PPIC.
Pentingnya kehadiran Production Planning and Inventory Control dalam sebuah perusahaan tentu harus mendapat perhatian khusus karena besarnya tugas dan tanggung jawab yang dimilik.
Oleh karenanya, peran PPIC juga dapat lebih dimaksimalkan dengan memanfaatkan program ERP yang terintegrasi.