Warehouse atau gudang adalah bangunan yang dibuat khusus untuk menyimpan barang sebelum didistribusikan kepada pelanggan.
Gudang dapat digunakan oleh semua jenis bisnis yang berbeda sebagai tempat sementara untuk menyimpan produk dalam jumlah besar sebelum mengirimkannya ke lokasi lain atau secara individual ke konsumen akhir.
Misalnya, e-commerce membutuhkan warehouse untuk menyimpan stok barang yang mereka beli dari produsen.
Ketika pelanggan melakukan pemesanan, e-commerce kemudian mengambil dan mengemas produk dari gudang dan mengirimkannya langsung ke pelanggan.
Selain para pebisnis online, pemilik bisnis ritel juga biasanya membutuhkan gudang karena toko fisik mereka hanya memiliki ruang penyimpanan barang secara terbatas.
Jadi, membutuhkan warehouse yang dekat dengan lokasi toko fisik sehingga mereka dapat selalu memasok toko dengan barang-barang yang dibutuhkan oleh pelanggan.
Pasokan barang di toko fisik pun akan lebih stabil meski permintaan terus bertambah atau ketika produsen memiliki kendala dalam memproduksi dan mengirimkan barang baru.
Baca Juga: Jenis, Proses Operasi, dan Fungsi Gudang bagi Bisnis
Jenis-jenis Gudang
Adanya gudang bagi sebuah perusahaan sangatlah penting. Nah, dalam penggunaannya, jenis-jenis pergudangan dibagi menjadi:
1. Gudang Bahan Baku
Dikutip dari Jurnal Politeknik APP Jakarta, jenis warehouse yang pertama adalah gudang bahan baku.
Ruangan ini adalah tempat penyimpanan bahan baku atau bahan mentah sebelum dipergunakan untuk proses produksi oleh perusahaan yang bersangkutan.
Biasanya, warehouse bahan baku terletak dekat dengan pusat pengolahan produksi.
2. Gudang Barang Setengah Jadi
Berikutnya, ada warehouse barang setengah jadi yang digunakan sebagai tempat penyimpanan barang yang sudah diproses tetapi belum selesai atau memerlukan proses lanjutan (work in process).
Tentu saja, barang setengah jadi ini membutuhkan waktu tunggu dalam antrian proses produksi sehingga membutuhkan tempat penyimpanan tersendiri yang juga disebut persediaan on line (inventory on line).
Baca Juga: Mengenal Lebih Jauh Tentang E-Commerce Enabler
3. Gudang Barang Jadi
Sesuai dengan namanya, warehouse jenis ini disiapkan oleh perusahaan untuk menyimpan barang jadi atau produk dari akhir proses produksi atau dapat juga berupa barang/produk yang siap didistribusikan atau dijual kepada pelanggan.
Dalam hal ini, perusahaan perlu menentukan seberapa besar atau luas ruang yang akan digunakan untuk menyimpan barang/produk jadi, serta syarat apa saja yang diperlukan bagi penyiapan warehouse tersebut.
4. Gudang Terminal (Pusat) Konsolidasi
Tak hanya sampai di situ, ada juga jenis lainnya yang dinamakan sebagai warehouse terminal (pusat) konsolidasi.
Gudang terminal (pusat) konsolidasi umumnya digunakan untuk mengumpulkan beberapa jenis barang dari masing-masing sumber atau pemasok.
Selanjutnya, menggabungkannya untuk dikirimkan ke tempat tujuan tertentu atau pelanggan.
Jenis tempat ini juga dapat digunakan dalam proses asembling, dimana komponen dikirim pemasok ke gudang.
Selanjutnya, dilakukan pengumpulan komponen sesuai dengan jadwalnya (schedule). Ragam komponen dan jumlahnya berbeda satu terhadap lainnya sesuai kebutuhan perakitan produk.
Gudang seperti ini banyak digunakan dalam perakitan otomotif.
Baca Juga: Berjualan dengan Sistem Preorder, Ini Kelebihan dan Kekurangannya
5. Pusat Distribusi
Selanjutnya, ada warehouse yang diperuntukkan sebagai pusat distribusi.
Jadi, tempat ini digunakan untuk mengumpulkan beberapa jenis barang/produk dari sumber tunggal (hasil satu perusahaan manufaktur) untuk selanjutnya dikirimkan ke beberapa tempat tujuan (pelanggan).
Dalam hal ini, perusahaan induk menyewa atau membuat satu anak perusahaannya berbentuk pengelolaan pergudangan yang berfungsi untuk mendistribusikan seluruh hasil produksinya kepada pelanggan yang sudah ditetapkan.
6. Break-bulk Operation
Break-bulk Operation merupakan warehouse yang digunakan untuk menerima barang atau produk dalam jumlah atau volume besar.
Kemudian, produk tersebut dipecah-pecah atau dibagi-bagi dalam jumlah atau volume yang lebih kecil dan selanjutnya dikirimkan ke beberapa tempat tujuan atau pengguna.
Baca Juga: 8 Manfaat Laporan Penjualan, Penting Bagi Bisnis!
7. Cross-Docking
Gudang yang berbentuk cross docking disebut juga gudang in-transit mixing.
Warehouse ini digunakan untuk menerima atau mengumpulkan beberapa jenis barang dari beberapa pemasok dan kemudian dibagi-bagi dan digabungkan atau dikombinasikan sesuai dengan jumlah/ragam barang dari permintaan masing-masing pelanggan.
Biasanya, proses penerimaan dan pengiriman berlokasi dalam satu tempat yang sama dan dilakukan pada waktu yang bersamaan.
8. Pergudangan Publik
Jenis-jenis yang lainnya adalah gudang publik. Warehouse sektor publik akan menyimpan persediaan untuk fasilitas pemerintah daerah seperti sekolah dan kantor.
Produk yang disimpan dapat mencakup alat tulis, seragam, furniture, hardware dan software komputer, dll.
Semua operasi warehouse tersebut dapat dimiliki, disewakan atau dioperasikan oleh perusahaan pihak ketiga atas nama kepala sekolah atau kantor.
Salah satu contoh pergudangan publik, yakni Badan Urusan Logistik (BULOG), suatu pergudangan sektor publik yang memberikan kepastian pasokan dalam rantai nilai dari hasil pertanian dan kebutuhan pokok masyarakat yang dikelola oleh pemerintah.
Baca Juga: Ini 17 Grosir Barang yang Cepat Laku, Apa Saja?
Fungsi Gudang
Meski terlihat sederhana karena hanya digunakan sebagai tempat penyimpanan barang, tetapi fungsi warehouse sangatlah penting bagi sebuah perusahaan.
Berikut fungsi gudang dalam keperluan bisnis:
1. Menyimpan Stok Barang
Sama seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, fungsi warehouse yang pertama tentu saja menyimpan stok barang.
Selama proses produksi, kamu pun bisa menyimpan barang jadi tersebut ke dalam ruangan ini sehingga tempat produksi bisa beroperasi semaksimal mungkin.
Barang jadi yang telah selesai diproduksi pun akan lebih aman disimpan di sana karena terhindar dari kerusakan atau pencurian.
Warehouse juga bisa menjadi tempat penyimpanan barang yang surplus sampai waktunya pelanggan melakukan pembelian.
2. Memenuhi Pesanan Pelanggan
Ketika permintaan terhadap barang meningkat, bagian produksi pun akan membuat banyak barang untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Biasanya, pelanggan hanya peduli tentang kapan barang mereka segera dikirimkan. Nah, untuk mencegah terjadinya keterlambatan pengiriman, perusahaan perlu memiliki stok barang.
Jadi, keberadaan ruangan ini sangat dibutuhkan untuk menyimpan barang. Dengan stok barang yang aman, perusahaan bisa langsung mengirimkan pesanan pelanggan.
Pelanggan pun akan merasa puas dengan pelayanan perusahaanmu sehingga peluang mereka untuk berbelanja kembali bisa meningkat.
3. Melindungi Barang dari Kerusakan
Dengan adanya ruangan ini, barang yang sudah selesai diproduksi juga bisa lebih terlindungi dari kerusakan.
Hal ini karena sistem warehouse biasanya sudah diatur atau dirancang agar mampu melindungi barang dari bahaya pencurian, kebakaran, banjir, serta masalah keamanan lainnya.
Kamu pun dapat memastikan bahwa kondisi barang yang dikirimkan pelanggan tetap baik dan berkualitas. Yang pada akhirnya bisa meningkatkan kepuasan pelanggan dalam berbelanja.
Baca Juga: Cara Cek Kode Produksi, Penting untuk Ketahui Keamanan Barang
4. Meningkatkan Kualitas Produksi
Dengan manajemen penyimpanan yang baik di warehouse, perusahaan bisa memantau kuantitas dan meningkatkan kualitas produksi.
Gudang memungkinkan perusahaan untuk mengetahui jumlah bahan mentah dan bahan jadi yang dimiliki.
Data tersebut pun bisa membantu perusahaan dalam menentukan jumlah material yang diperlukan dalam proses produksi.
Dengan demikian, perusahaan akan lebih mudah dalam mendeteksi jika ada kesalahan atau kecacatan barang hasil produksi.
Menggunakan sistem pelacakan yang tepat juga memungkinkan para karyawan bekerja lebih efektif. Mereka bisa mengidentifikasi dan meminimalkan bahan baku yang cacat.
Selain itu, sistem kontrol kualitas inventaris juga membantu perusahaan dalam memantau masa simpan dan tanggal kedaluwarsa bahan baku.
Pekerja dapat dengan mudah mengidentifikasi dan menghapus stok bahan baku sebelum kedaluwarsa.
5. Menentukan Keputusan Pembelian
Warehouse juga bisa membantu sebuah perusahaan dalam menentukan keputusan pembelian.
Hal ini karena data dari hasil pelacakan bisa menentukan kapan perusahaan perlu membeli bahan baku untuk produksi.
Jadi, dapat menghindari pembelian bahan tertentu dalam jumlah yang berlebihan.
Baca Juga: Ini 7 Cara Melakukan Stock Opname, Jangan Sampai Salah
Cara Menata Gudang
Tata letak warehouse yang dilakukan dengan tepat dapat membuat kinerja karyawan lebih efisien dan proses pengiriman barang pada pelanggan pun bisa lebih cepat.
Namun sebagai pebisnis yang baru merintis usaha, kamu mungkin belum memahamai bagaimana cara membuat tata letak gudang yang baik.
Oleh karena itu, simak artikel berikut yuk, barangkali bisa menginspirasi kamu dalam membuat tata letak gudang yang efisien.
Membuat tata letak gudang merupakan pekerjaan yang terengar sederhana, tetapi sebenarnya tak boleh dilakukan secara sembarangan.
Apalagi jika kamu baru-baru terjun ke dalam dunia bisnis, membuat tata letak warehouse tentu akan terasa membingungkan. Kamu pasti bertanya-tanya harus mulai dari mana.
Baca Juga: Mengenal Metode Inventory Control dan Manfaatnya untuk Bisnis
Nah, untuk membantu kamu dalam menata ruang penyimpanan, berikut tips yang bisa diterapkan:
1. Buat Peta agar Lebih Mudah
Melansir laman BigRentz, hal pertama yang sebaiknya kamu lakukan saat membuat tata letak ruang penyimpanan adalah memetakan lokasi.
Kamu bisa melihat referensi dari peta gudang yang sudah ada atau membuatnya yang baru. Selain membuatnya secara manual di kertas, bisa juga memanfaatkan software untuk mendesainnya.
Jika kamu masih kesulitan, mungkin dapat meminta bantuan ahli desain yang dapat merancang tata letak yang dioptimalkan berdasarkan spesifikasi dan kebutuhan bisnismu.
Saat membuat peta, disarankan bagi kamu untuk memberi label pada area yang berbeda dan arah alur kerja, termasuk jalur berjalan kaki dan aliran pengiriman dan produk.
Tampilkan dan beri juga label area operasi dan sertakan pengukuran ruang dalam desain, seperti ketinggian bangunan di dalamnya.
Setelah itu, kamu pun akan lebih mudah dalam menata atau menetapkan beberapa perubahan dalam ruang penyimpanan.
2. Rencanakan Optimasi Ruang
Usai membuat peta tata letak warehouse yang sesuai dengan kebutuhan, langkah selanjutnya adalah mengoptimasi ruangan sehingga lebih efisien dalam penggunaannya.
Dalam hal ini, kamu harus mempertimbangkan penyimpanan, area alur kerja, dan peralatan untuk penggunaan ruang.
Namun, sebaiknya kamu harus merencanakan area penyimpanan terlebih dahulu karena mengetahui jumlah ruang yang dimiliki untuk menyimpan produk sangatlah penting.
Ada berbagai metode yang bisa kamu gunakan untuk menyiapkan area penyimpanan dan alur kerja gudang.
Salah satu caranya adalah melalui penggunaan metode klaster terorganisir, di mana produk dikelompokkan berdasarkan jenisnya. Jadi, setiap cluster mudah diakses oleh semua pekerja.
Cara lain adalah dengan mengatur penyimpanan produk yang dibagi menjadi beberapa gang.
Ini mirip dengan cara toko kelontong dirancang, yakni dengan menggunakan lorong di belakang dan produksi dan alur kerja di depan.
Selalu manfaatkan ruang vertikal karena produk susun akan meningkatkan kapasitas penyimpanan gudang dan memaksimalkan jumlah ruang yang kamu miliki.
Salah satu rekomendasinya adalah menghitung jumlah ruang yang dimiliki dan mendedikasikan antara 22-27 persen dari ruang tersebut untuk total kapasitas penyimpanan produk.
Penting untuk diperhatikan bahwa secara teknis, gudang akan kehabisan ruang saat area penyimpanan berada pada kapasitas 85 persen.
Inilah mengapa penting bagi kamu untuk mengoptimalkan ruang sehingga penyimpanan, ruang kerja, dan peralatan yang digunakan bisa lebih efisien.
Baca Juga: Cari Tahu Arti Supply Chain dan Pentingnya Bagi Bisnis
3. Pilih Perlatan yang Tepat
Jenis warehouse apapun, pasti membutuhkan peralatan untuk menunjang operasi. Oleh karena itu, kamu perlu memilih peralatan yang tepat.
Ini dia beberapa peralatan yang bisa kamu pertimbangkan untuk membantu operasi bisnis:
- Forklift
Forklift sangat cocok untuk pekerjaan di dalam ruangan. Alat ini digunakan untuk mengangkut barang dan palet yang berat dan besar sehingga membantu pekerja mengangkut barang.
Jika kamu ingin menambahkan alat ini dalam operasi gudang, sebaiknya pertimbangkan untuk membuat lorong dengan lebar 3-4 meter agar forklift bisa beroperasi dengan baik.
Jangan lupa perhatikan keselamatan penggunaan agar para pekerja bebas dari potensi cedera yang berbahaya.
- Jack Pallet
Jack pallet adalah bagian paling penting dari peralatan di warehouse. Alat ini digunakan untuk mengangkut muatan kecil dan melintasi jarak yang lebih pendek.
Meskipun lebih mudah digunakan dibanding forkliftt, penting bagi kamu untuk melatih cara penggunaan jack pallet kepada para pekerja sehingga tetap aman ketika operasi.
4. Uji Rencana dan Catat Hasilnya
Sesudahnya menerapkan beberapa cara membuat tata letak gudang di atas, kamu perlu melakukan pengujian pada seluruh perencanaan gudang yang telah dibuat.
Kemudian, catat hasilnya, tuliskan apa yang berhasil dengan baik dan apa yang mungkin perlu diubah. Pastikan untuk mengubah rencana jika ada yang tidak berhasil.
Jadi, gudang akan beroperasi secara optimal nantinya.
Baca Juga: 5 Cara Menyusun Anggaran Tenaga Kerja Langsung Bagi Bisnis
Tips Tata Letak Gudang yang Efektif
Untuk membuat tata letak yang benar-benar efektif, kamu bisa mengikuti tips di bawah ini:
1. Mengosongkan Area Bongkar Muat
Area bongkar muat gudang dapat dibangun di dalam gedung atau sepenuhnya terpisah darinya.
Jika warehouse perusahaan kamu memiliki area bongkar muat built-in, titik akses docking akan memungkinkan truk untuk menghubungkan dan membongkar produk mereka langsung di dalam gedung.
Namun, jika tidak ada cukup ruangan bagi alat untuk bergerak, semua pekerja harus melakukan bongkar muat barang secara manual dengan tangan.
Tentu saja, hal ini akan membutuhkan waktu lebih lama dan tenaga yang lebih besar.
Untuk membuat gudang tetap efisien selama pengoperasiannya, kamu perlu mengosongkan area bongkar muat ini dan sebaiknya menggunakan forklift untuk mengangkut produk dari truk ke gudang.
2. Memisahkan Area Penerimaan
Area penerimaan adalah tempat pengiriman diterima, kontrol kualitas diterapkan, dan penyortiran dilakukan.
Agar tata letak gudang menjadi lebih efisien, kamu harus memisahkan area penerimaan dengan area operasional lainnya dan sebaiknya mendesain area ini menjadi lebih besar.
Hal ini dilakukan agar inspeksi produk dapat dilakukan lebih akurat dan kemacetan di awal proses pembongkaran bisa dihindari.
Baca Juga: Simak Fungsi Perencanaan Produksi, agar Bisnismu Efisien!
3. Mengatur Area Penyimpanan
Fungsi utama gudang adalah untuk menyimpan barang. Oleh sebab itu, kamu perlu mengatur area penyimpanan sebaik mungkin agar penggunaannya maksimal.
Salah satu rekomendasinya adalah menyimpan secara vertikal, tetapi ada beberapa metode berbeda untuk menyimpan barang sesuai dengan jenisnya.
Jika barang yang disimpan memiliki beban dengan kekuatan internal yang besar, seperti kantong tanah, dan untuk paket kaku seperti kardus atau kotak plastik, bisa disimpan dengan cara ditumpuk.
Sementara untuk barang lainnya sebaiknya disimpan di dalam rak.
Cara lain untuk memanfaatkan semua ruang untuk penyimpanan adalah dengan memisahkan penyimpanan dinamis dan statis.
Penyimpanan dinamis adalah bagian dari ruang penyimpanan yang disiapkan untuk item populer. Sementara penyimpanan statis terdiri dari produk yang disimpan sebentar sebelum dikirim.
Membedakan kedua area ini dapat membantu mencegah kesalahan inventaris.
4. Membuat Area Pengambilan Terpisah
Selanjutnya, buatlah area pengambilan produk secara terpisah dari area lainnya.
Disarankan untuk menempatkan area pengambilan terpisah di dalam atau di samping area penyimpanan sehingga membuat pencarian item barang lebih cepat.
Baca Juga: Apa Itu Sistem Manajemen? Berikut Ini Penjelasan dan Implementasinya
5. Menyesuaikan Area Pengemasan dan Pengiriman
Ini merupakan dua tempat bagi produk sebelum dikirimkan. Sebaiknya, area pengemasan dan pengiriman dibuat terpisah dengan area lainnya.
Untuk mengoptimalisasi tata letak, sebaiknya kamu menyimpan produk terpopuler di dekat area pengiriman, dengan produk terpopuler kedua di belakang produk tersebut, dan seterusnya.
Dengan begitu, para pekerja akan lebih mudah saat memproses barang.
Itu dia informasi seputar warehouse dan fungsinya bagi sebuah bisnis. Baik bisnis offline maupun bisnis online membutuhkan gudang untuk menyimpan stok barang sebelum didistribusikan pada pelanggan.
Jangan sampai kamu melewatkan cara pengelolaan gudang dalam sebuah bisnis, ya!