Gudang merupakan salah satu aspek penting bagi perusahaan.
Dengan gudang, perusahaan dapat menyimpan barang untuk dijual atau didistribusikan.
Gudang atau warehouse dibutuhkan oleh berbagai jenis bisnis untuk menyimpan produk sementara dalam jumlah besar sebelum mengirimkannya ke lokasi lain atau secara individual ke konsumen akhir.
Mulai dari bisnis ritel atau toko hingga e-commerce, mereka membutuhkan gudang sehingga setiap perusahaan perlu memahami manajemen gudang yang baik.
Berikut penjelasan mengenai pergudangan yang perlu kamu ketahui, dikutip dari berbagai sumber.
Baca Juga: Cari Tahu Arti Supply Chain dan Pentingnya Bagi Bisnis
Jenis-jenis Gudang
Perlu kamu ketahui bahwa ada berbagai jenis gudang, berikut di antaranya seperti yang dikutip dari Oberlo:
- Gudang Pribadi: jenis gudang yang diimiliki oleh entitas swasta untuk menyimpan produk atau peralatan mereka sendiri.
- Gudang Umum: jenis gudang yang dimiliki oleh pemerintah dan lembaga daerah tertentu. Mereka tersedia untuk disewa oleh perusahaan swasta untuk menyimpan barang.
- Gudang Koperasi: jenis gudang yang dimiliki oleh koperasi, di mana perusahaan swasta dapat menyewa ruang untuk penyimpanan.
- Pusat Distribusi: merupakan pusat distribusi menerima pengiriman barang dan memindahkannya dengan cepat dari tempat A ke B.
Baca Juga: Ini 5 Manfaat Database bagi Bisnis, Apa Saja?
Proses Operasi Gudang
Dalam operasinya, proses gudang memiliki 5 tahap utama yang umumnya digunakan sama dengan jenis-jenis gudang lainnya, yakni:
1. Receiving
Dikutip dari laman Zoho Inventory, receiving atau penerimaan merupakan salah satu proses terpenting dalam pergudangan.
Proses ini melibatkan banyak aktivitas. Pertama, barang yang diterima akan diperiksa dengan dokumen pengepakan pemasok.
Kemudian barang diperiksa untuk kerusakan. Jika ada kerusakan fisik, perlu dilakukan penyelidikan menyeluruh terhadap semua barang selama pengiriman dilakukan.
Setelah diperiksa, barang dibawa ke area putaway.
2. Putaway
Putaway merupakan proses pemindahan barang dari daerah penerima ke tempat penyimpanannya.
Proses ini melibatkan penghitungan sumber daya dan kebutuhan ruang untuk setiap item.
Barang-barang yang mirip satu sama lain biasanya disimpan bersama-sama sehingga dapat ditemukan dan didistribusikan dengan mudah.
3. Picking
Picking atau pengambilan adalah proses mengumpulkan barang sesuai pesanan pelanggan sebelum mengirimkannya.
Pengambilan dilakukan dengan menggunakan sejumlah besar sumber daya dan biasanya membutuhkan 60% atau lebih staf gudang untuk melakukan proses tersebut.
4. Packing
Setelah picking, ada proses pergudangan yang dinamakan packing. Ini merupakan proses yang terdiri dari menggabungkan semua item dalam pesanan penjualan bersama-sama dan menyiapkannya untuk pengiriman.
Proses ini melibatkan pengemasan barang dalam wadah yang sesuai, menimbang pesanan yang dikemas, mencetak label yang relevan, dan memilih layanan kurir yang tepat untuk menyelesaikan pengiriman.
5. Shipping
Proses gudang selanjutnya adalah shipping yang merupakan pengiriman pesanan kepada masing-masing pelanggan.
Biasanya, barang yang dikirim lebih awal, yaitu pesanan yang sudah dikemas jauh-jauh hari sebelumnya.
Jadi, pelanggan akan menerima produk mereka tepat waktu sesuai dengan estimasi pengiriman setelah melakukan pesanan.
Baca Juga: Simak Fungsi Perencanaan Produksi, agar Bisnismu Efisien!
Fungsi Gudang bagi Bisnis
Setelah mengetahui apa itu gudang beserta cara operasinya, kamu perlu memahami fungsi-fungsi gudang bagi sebuah perusahaan. Ini dia berbagai fungsi gudang dalam bisnis:
1. Menerima dan Menyimpan Stock
Fungsi gudang yang pertama tentu saja dapat membantu perusahaan untuk menerima dan menyimpan stok barang.
Dengan begitu, perusahaan kamu dapat memiliki tempat yang cukup untuk menyimpan produk sebelum didistribusikan kepada pelanggan.
Tanpa adanya gudang, kamu akan kewalahan dalam menyimpan stok karena tidak memiliki ketersediaan ruang yang memadai.
Selain itu, stok barang yang menumpuk bisa menghambat sistem operasional usahamu.
2. Mempertahankan Kualitas Produk
Fungsi gudang selanjutnya bagi perusahaan, yakni dapat membantu kamu dalam mempertahankan kualitas produk.
Ruangan yang cukup di gudang bisa membantu kamu untuk menata setiap stok barang dengan lebih rapi.
Jadi, tidak ada penumpukan barang yang berlebih sehingga berisiko untuk menyebabkan kerusakan pada produk.
Gudang juga mampu memberikan pelindungan yang cukup dari sinar matahari, hujan, dan cuaca ekstrem lainnya sehingga produk kamu tetap aman dan berkualitas sebelum sampai ke tangan pelanggan.
Selain itu, bisnis dapat meminimalkan kerugian akibat kebakaran, pencurian, dan kerusakan dengan menggunakan gudang untuk menyimpan barang-barang mereka.
Baca Juga: 7 Cara Menentukan Harga Jual Produk
3. Membantu Proses Pesanan Pelanggan
Gudang juga dapat membantu perusahaan untuk memproses pesanan dari para pelanggan mereka.
Gudang menyediakan ruangan yang cukup untuk menyiapkan pesanan, melakukan pengemasan, hingga pengiriman secara tepat waktu bagi pelanggan.
Ini akan sangat berguna apabila bisnis kamu sedang memiliki jumlah pesanan yang tinggi. Jadi, kamu dapat menyelesaikan pesanan pelanggan lebih efisien.
4. Menerima Pengembalian Barang
Fungsi gudang yang berikutnya adalah bisa menjadi tempat untuk menerima pengembalian barang dari pelanggan.
Barang-barang yang diterima dalam kondisi tidak lengkap dan rusak bisa disimpan kembali di gudang dan melewati proses selanjutnya hingga siap dijual kembali atau dibuang.
Dalam hal ini, kamu perlu memisahkan ruangan barang yang cacat. Jangan sampai barang yang tak layak jual bercampur dengan barang siap jual karena bisa bermasalah pada pelanggan.
Baca Juga: Waspada Marketing Myopia dalam Berbisnis, Ini Penyebabnya!
5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Dengan manajemen gudang yang baik, kamu bisa membantu perusahaan untuk mendapatkan kepuasan pelanggan.
Apabila fungsi pemenuhan pesanan pelanggan dilakukan dengan tepat, mereka akan menerima produk dalam keadaan baik dan tepat waktu.
Dengan begitu, pelanggan akan merasa puas dengan pelayanan yang kamu berikan.
6. Hemat Biaya
Pergudangan memungkinkan perusahaan untuk menyimpan produk di wilayah geografis yang strategis untuk mengurangi waktu pengiriman dan biaya pengiriman.
Dengan demikian, kamu bisa menghemat biaya operasional usaha. Semakin dekat letak gudang dengan lokasi distribusi, maka akan semakin kecil biayanya.
Tata letak gudang yang strategis juga dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan aliran barang yang lebih baik dari produsen ke konsumen.
Melalui gudang yang strategis, kamu bisa menyimpan stok barang dengan aman sekaligus mendistribusikannya secara lebih efisien.
Ketika kamu berhasil menghemat biaya operasional melalui bantuan gudang, kamu pun dapat berinvestasi lebih banyak dalam pengembangan lebih lanjut pada aspek bisnis lainnya.
Baca Juga: 4 Poin Penting Brand Guidelines, Bantu Jaga Konsistensi Merekmu
7. Akurasi Inventaris yang Lebih Baik
Dengan gudang, perusahaan kamu juga dapat mengetahui berapa banyak jumlah inventaris yang dimiliki dan berapa banyak barang yang telah dipindahkan atau dikirim pada pelanggan.
Maka, kamu pun dapat membuat perencanaan stok barang yang lebih baik di masa mendatang.
Perencanaan gudang yang baik akan menghindari kamu dari kerugian karena dapat mencegah pembelian stok barang yang berlebihan.
Pentingnya Racking dalam Manajemen Gudang
Menurut UpKeep, racking adalah sistem rak, konfigurasi, dan lokasi struktur fisik yang diperlukan untuk menampung barang inventaris gudang.
Biasanya rak ini terbuat dari plastik, logam, atau kayu. Rak gudang memainkan peran penting dalam memberikan kemudahan untuk menyimpan dan mengambil barang inventaris dari gudang.
Jenis-jenis Rak Gudang
Dalam konfigurasi gudang dan proses racking, ada beberapa jenis rak yang umum digunakan. Berbagai konfigurasi sistem rak ini berupa selective racks, drive-in or drive-through racks, push-back racks, dan flow racks. Berikut penjelasannya:
- Selective racks adalah sistem rak yang umum digunakan. Sistem rak ini ideal untuk gudang dengan lorong yang sempit. Sistem rak ini membutuhkan alat bantu yang berukuran kecil sebab jarang antar rak yang cukup sempit.
- Drive-in or drive through racks, biasanya digunakan untuk menyimpan barang dengan kepadatan yang tinggi. Rak ini biasanya dibuat dari baja dengan susunan yang cukup tinggu. Rak drive-in cocok untuk sistem gudang last in first out (LIFO), sementara rak drive-through lebih cocok untuk sistem first in first out (FIFO).
- Push-back racks biasanya digunakan untuk penyimpanan massal. Sistem rak ini menggunakan mekanismu LIFO dan biasanya menggunakan rel miring yang dapat digeser.
- Flow racks dikenal juga sebagai rak naik turun. Sebab, sistem rak ini memungkinkan barang yang di posisi atas lama kelamaan akan turun ke tumpukan bawah jika barang di bawahnya diambil.
Ada beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan untuk memilih sistem rak, yaitu:
- Biaya instalasi rak.
- Luas gudang yang tersedia.
- Tinggi atap gudang.
- Jenis dan ukuran palet rak.
- Jumlah SKU produk yang disimpan di setiap rak.
- Masa simpan produk.
- Kebutuhan produk FIFO atau LIFO.
- Jenis alat bantu gudang yang digunakan, misalnya forklift.
Manfaat Sistem Racking
Sistem rak yang bagus bisa memberikan beberapa manfaat bagi gudang, yaitu:
- Mengoptimalkan ruang gudang: Sistem rak yang efektif bisa mengoptimalkan ruang yang tersedia dalam gudang. Alhasil, setiap ruang bisa dimanfaatkan dengan maksimal untuk menyimpan barang inventaris.
- Meningkatkan kapasitas penyimpanan: Sistem rak yang baik juga bisa meningkatkan kapasitas penyimpanan. Menata rak sedemikian rupa dan mengelompokkan barang-barang tertentu dapat membantu memberikan ruang yang lebih baik untuk menyimpan banyak barang.
- Meningkatkan keamanan gudang. Penataan rak bisa memberikan keamanan dalam manajemen gudang. Keamanan ini dapat dirasakan oleh petugas gudang dalam menjalankan tugasnya. Barang-barang besar atau yang mudah rusak akan lebih terjamin keamanannya karena adanya palet rak yang kokoh.
Di samping itu, sistem rak yang bagus tentu akan memudahkan proses picking. Barang dapat dimasukkan dan dikeluarkan dari gudang dengan lebih cepat dan mudah.
Itu dia penjelasan terkait gudang atau warehouse bagi perusahaan. Apakah kamu sudah menerapkan manajemen pergudangan yang tepat untuk bisnismu?