Pengiriman barang merupakan salah satu elemen penting dari order fulfillment. Jadi, penting bagi kamu untuk membuat SOP pengiriman barang ke pelanggan.
SOP pengiriman barang berguna sebagai alur kerja yang memastikan pesanan pelanggan disiapkan dengan benar dan dikirim ke tempat yang tepat.
Tergantung dari skala operasi bisnis, pemrosesan pesanan dapat terjadi di pusat distribusi atau gudang.
Di sana merupakan tempat pengambil barang, penyortir, dan pengepak barang bekerja secara sinkron untuk melakukan order fulfillment.
Ini dapat dilakukan oleh satu orang atau satu tim, tergantung dari skala usahamu.
Namun apa itu order fulfillment? Mengutip dari Spectra Integration, ini adalah proses lengkap dari saat pesanan ditempatkan, atau penjualan berlangsung sampai ke pelanggan yang menerima pengiriman.
Proses order fulfillment yang berhasil bergantung pada perusahaan logistik pihak ketiga (third party logistic/3PL) atau fulfillment center untuk menyelesaikan semua langkah yang diperlukan.
Langkah-langkah ini termasuk menerima inventaris, memproses pesanan, memilih, mengemas, dan mengirimkan pesanan online ke pelanggan.
Pembuatan SOP pengiriman barang maupun penerimaan barang, merupakan satu kesatuan dari order fulfillment.
Baca Juga: Pahami 7 Manfaat SOP Ini agar Kamu Dapat Menerapkannya untuk Perusahaanmu
SOP Pengiriman Barang
Kamu harus menerapkan SOP pengiriman barang jika hendak mengirim barang dengan aman hingga ke tangan pelanggan.
Jika kamu tidak membuat dan mengikuti SOP atau standar operasional prosedur, proses pengiriman bisa terhambat.
Proses pengemasan juga bisa tidak konsisten, karena tidak menerapkan prosedur yang seragam. Inilah mengapa kamu membutuhan SOP pengiriman barang.
Menurut NetSuite, setidaknya ada lima langkah utama dalam pemrosesan pesanan. Mulai dari order placement hingga pengiriman. Terkadang prosesnya bisa berlanjut jika ada pengembalian barang.
Berikut ini perincian langkah-langkah SOP pengiriman barang:
1. Order Placement
SOP pengiriman barang pertama, yaitu order placement atau penempatan pesanan. Ketika bisnis menerima pesanan pelanggan beserta detail pesanannya, biasanya dikirim ke sistem manajemen pesanan.
Detail pesanan tersebut, yakni terkait jenis barang, jumlahnya, detail pengiriman, dan alamat pengiriman.
Jika sebuah bisnis memiliki lebih dari satu fulfillment center atau lokasi gudang, sistem manajemen pesanan akan secara otomatis menentukan lokasi gudang yang sesuai. Otomatisasi ini berdasarkan alamat pengiriman dan ketersediaan barang.
Hal ini dapat membantu mengurangi waktu transit dan biaya pengiriman. Dalam sejumlah kasus, satu pesanan dengan beberapa produk dapat dipenuhi dari beberapa lokasi gudang untuk memastikan pengiriman lebih cepat.
Misalnya, jika satu fulfillment center tidak menyediakan barang tertentu atau barang tersebut habis, pelanggan dapat menerima dua pengiriman dari dua lokasi berbeda. Jadi, pelanggan tidak perlu menunggu proses restock barang.
2. Mengambil Persediaan
SOP pengiriman barang selanjutnya, yaitu proses mengumpulkan barang tertentu dari persediaan untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Pengambilan pesanan harus menjadi proses yang sangat terkontrol. Hal ini karena pengambilan pesanan secara langsung memengaruhi produktivitas alur kerja pengiriman barang secara keseluruhan.
Makin cepat pesanan diambil secara akurat, makin cepat mereka dapat dikemas dan dikirim. Untuk memilih pesanan secara efisien, kamu dapat menggunakan strategi pengambilan yang berbeda.
Setidaknya ada tiga cara mengambil persediaan. Pertama, pengambilan satuan. Staf pengambil barang hanya mengumpulkan produk yang diperlukan untuk satu pesanan pada satu waktu.
Kedua, pengambilan berdasarkan zona. Setiap staf memiliki tanggung jawab terhadap zona tertentu di gudang.
Mereka mengambil barang berdasarkan zonanya sendiri, untuk kemudian dikumpulkan pada satu tempat.
Ketiga, pengambilan batch. Di sini, staf pengambil barang mengumpulkan produk untuk beberapa pesanan secara bersamaan dalam satu batch.
Pengambilan barang dapat dilakukan secara manual dengan menggunakan slip pengambilan dan input manual ke komputer.
Cara lain, bisa dilakukan secara otomatis menggunakan barcode dan alat pemindai. Dengan alat lebih canggih, pengambilan bisa dilakukan oleh robot atau mesin.
Baca Juga: Kiat Memulai Bisnis Jasa Pengiriman untuk Pemula
3. Sortir Barang
SOP pengiriman barang selanjutnya, yaitu penyortiran barang. Ini adalah tahapan saat barang yang diambil dipisahkan sesuai dengan tujuannya.
Jika strategi pengambilan zona atau batch digunakan, setiap barang harus diurutkan ke dalam urutannya masing-masing sebelum dapat dikemas dan dikirim.
Penyortiran merupakan langkah penting untuk menjaga akurasi dan kepuasan pelanggan.
Ini merupakan waktu yang tepat bagi staf untuk memastikan semua barang yang dipesan ada dan dalam kondisi baik untuk pengiriman.
4. Pengemasan
SOP pengiriman barang selanjutnya, yaitu proses pengemasan barang secara aman ke dalam kotak atau kardus pengiriman yang sesuai.
Proses pengemasan juga termasuk menimbang berat paket, memberi label dengan alamat penerima, dan memasang instruksi pengiriman yang diperlukan.
Barang bisa dikemas dalam kemasan khusus atau kardus pengiriman polos. Apa pun kemasannya, penting untuk memprioritaskan dimensi dan berat yang dapat dengan mudah ditangani pihak logistik serta hemat biaya.
5. Pengiriman
Langkah terakhir dalam SOP pengiriman barang, yaitu pengiriman itu sendiri. Pesanan dapat dikirim langsung ke pelanggan atau terlebih dahulu digabungkan dengan pesanan lain.
Penggabungan pesanan biasanya paket dikirim ke lokasi terdekat untuk memangkas biaya dan meminimalkan jumlah total pengiriman.
Jika pesanan digabungkan, beberapa pesanan biasanya dikirim dengan operator yang sama. Kemudian diteruskan ke lokasi tertentu jika diperlukan.
Saat mengirim, penting untuk menggunakan sistem pelacakan yang andal. Jadi, kamu dan pelanggan dapat memantau pesanan.
Setelah barang dikirim, tugasmu belum selesai. Bisnismu perlu menindaklanjuti dengan meminta feedback pelanggan.
Hal ini untuk memastikan kepuasan atau menjawab pertanyaan apa pun mengenai produk yang dibeli.
Jika langkah-langkah pengiriman barang dilakukan secara efektif pelanggan kemungkinan besar akan puas. Efektif, dalam artian semua barang dikirim secara akurat, tepat waktu, dan aman.
Baca Juga: Mengenal Warehouse, Punya Peran Penting untuk Bisnis
Tips Meningkatkan Proses Pengiriman Barang
Kini kamu sudah tahu bagaimana langkah-langkah dalam SOP pengiriman barang. Namun, mengetahui dan menerapkannya saja tidak cukup.
Secara berkala, kamu harus melakukan evaluasi terhadap SOP pengiriman barang berikut penerapannya. Temukan celah-celah yang menghambat, cari solusinya, kemudian perbaiki.
Kamu harus selalu meningkatkan proses pengiriman barang agar makin optimal dan efisien. Berikut ini sejumlah tips meningkatkan proses pengiriman barang.
1. Mengotomatiskan Proses
Dengan kemajuan teknologi, kamu bisa menggunakan sejumlah alat dan software untuk mengotomatiskan proses pengiriman barang.
Kamu perlu mengintegrasi seluruh sistem pergudangan di gudangmu. Hal ini dapat membantumu membuat daftar produk yang tersedia di situs web.
Dengan menyinkronkan semua hal, aliran informasi pun dapat terjaga. Jadi, sangat penting bagi bisnismu untuk memiliki sistem otomatis, apalagi jika menggunakan pemasok pihak ketiga.
2. Berinteraksi dengan Pelanggan
Bisnismu juga perlu banyak berinteraksi dengan pelanggan. Di sini, menyediakan saluran komunikasi terbuka kepada pelanggan merupakan salah satu poin terpenting.
Kamu harus menjaga agar konsumen tetap terhubung dengan email, pesan, dan pembaruan status pengiriman barang.
Kamu juga dapat meningkatkan layanan dengan survei dan kuesioner. Tanyakan, apakah layanan pengiriman barang sudah memadai. Dari sini, kamu bisa mendapatkan feedback.
3. Kerja Sama dengan Layanan Pengiriman yang Tepat
Gunakan layanan pengiriman terbaik dari perusahaan logistik tepercaya. Jadi, pelangganmu dapat menerima pesanan dalam bentuk aslinya.
Lakukan evaluasi dan pelacakan terhadap barang yang terlambat atau hilang. Selain itu, kamu juga dapat melacak penjualan dan pesanan untuk meningkatkan layanan secara keseluruhan.
Kamu pun dapat memiliki sistem pengiriman in-house. Terakhir, kamu perlu mengetahui jenis kemasan yang cocok untuk mengantarkan produk tertentu.
Baca Juga: Mengenal Lebih Jauh Tentang E-Commerce Enabler
4. Evaluasi Menyeluruh
Sebuah bisnis terkadang menyimpan dan mengelola semuanya sendiri, sedangkan yang lain mempekerjakan manajemen pihak ketiga atau 3PL.
Manajemen internal perlu memiliki gudang dengan biaya operasional dan pengiriman yang efisien. Di sisi lain, sistem pihak ketiga membantu mengontrol semuanya dengan mulus untuk menghemat waktu dan uang.
Evaluasi kembali mengenai kebutuhan dan kapasitas bisnismu. Apakah bisnismu bisa menangani pengiriman barang secara mandiri atau membutuhkan jasa 3PL.
5. Perubahan Pesanan
Tidak banyak bisnis yang menawarkan pengeditan atau perubahan pesanan setelah diterima.
Namun return barang yang dipermudah dan modifikasi dalam layanan pelanggan akan meninggalkan kesan bagus.
Ini menunjukkan bahwa bisnismu peduli dengan pelanggannya. Dengan demikian, tentu menarik lebih banyak konsumen untuk bertransaksi dengan bisnismu.
Baca Juga: 4 Cara Cek Resi J&T Express, Cepat dan Mudah!
Itulah penjelasan singkat mengenai SOP pengiriman barang. Semoga informasi ini bermanfaat dan bisnismu sukses!