website toko online

8 Tips Customer Service untuk Tingkatkan Layanan Pelanggan

tips customer service

Table of Contents

Simak yuk, tips customer service agar bisnis kamu memiliki pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan.

Seperti yang kamu ketahui, customer service adalah bagian yang tidak terpisahkan dari pengalaman pelanggan dalam menggunakan produk kamu.

Tak sedikit pula perusahaan yang telah mengeluarkan waktu, tenaga dan biaya untuk mempelajari serta memahami bagaimana cara memanfaatkan medium offline maupun online agar dapat memberikan layanan yang terbaik bagi para pelanggan. 

Mengapa demikian? Sebab, semakin banyak bisnis yang menyadari pentingnya meningkatkan kualitas layanan customer service mereka.

Customer service yang baik dan profesional akan sangat berpengaruh pada pendapatan usaha yang akan kamu peroleh dalam jangka pendek maupun panjang.

Jika pelanggan puas, mereka pasti tak akan ragu melakukan pembelian berulang atau berbelanja dalam jumlah banyak.

Sebaliknya, apabila pelayanan yang diberikan mengecewakan, pelanggan pun akan enggan membeli produk kamu.

Pelayanan yang kurang memuaskan ini juga bisa mereka bagikan kepada pelanggan lain sehingga kamu cenderung sulit untuk mendapatkan pelanggan baru.

Misalnya, ketika pelanggan memberikan ulasan negatif melalui media sosial. Secara tidak langsung, hal ini bisa menjatuhkan bisnismu.

Oleh sebab itu, pelayanan pelanggan merupakan hal yang sangat penting untuk kamu perhatikan dalam berbisnis.

Baca Juga: 5 Peran Customer Service, Mengapa Penting Bagi Bisnis?

website toko online

Tips Customer Service

Nah, apabila kamu tak ingin hal-hal buruk terjadi pada bisnismu, sebaiknya kamu memberikan pelayanan yang seoptimal mungkin.

Berikut beberapa tips customer service untuk meningkatkan layanan pelanggan yang bisa kamu terapkan dalam berbisnis:

1. Berikan Sambutan yang Hangat

tips costumer service
Foto: Pexels.com

Pengalaman customer service yang baik dimulai dari momen pelanggan memulai kontak bersamamu.

Oleh sebab itu, tips customer service yang pertama ialah sambut mereka dengan baik dan hangat ketika pembicaraan dimulai, sehingga mereka merasa nyaman untuk bertanya atau mengungkapkan apa yang ingin mereka sampaikan.

Apalagi ketika pelanggan hendak menyampaikan keluhan, sambutan yang baik akan memulai pembicaraan dengan nada yang lebih positif.

Selain itu, kamu akan berkesan tanggap dan terbuka untuk membantu memecahkan persoalan yang mereka hadapi. 

Bagi yang aktif menggunakan fitur Live Chat pada toko online, kamu pun bisa mengambil inisiatif untuk menyapa pengunjung ketika memasuki situsmu untuk memastikan bahwa admin toko akan stand-by jika mereka membutuhkan bantuan saat berbelanja.

2. Ketahui Produkmu

Tips customer service selanjutnya yang bisa kamu terapkan untuk meningkatkan layanan pelanggan, yakni memiliki pengetahuan produk yang baik.

Hal ini karena kurangnya pengetahuan akan produk yang kamu jual bisa menjadi poin minus di mata pelanggan.

Ketika mereka memiliki pertanyaan seputar produk kamu, mereka akan berharap untuk mendapatkan jawaban yang mereka cari.

Jadi sebagai pemilik atau admin toko, tentu kamu perlu memiliki pengetahuan yang dalam seputar produk yang kamu jual.

Misalnya, dengan mengetahui spesifikasi ukuran, warna, bahan, jumlah stok dan sebagainya.

Pastikan juga untuk mendedikasikan waktu bersama tim support atau customer service untuk meningkatkan product knowledge dengan mengadakan training secara rutin.

Baca Juga: Begini Tips Pelayanan Prima yang Memuaskan Pelanggan!

3. Gunakan Bahasa yang Positif

Tips customer service berikutnya untuk membantu pelanggan mendapatkan pengalaman belanja yang positif adalah dengan menggunakan bahasa yang sopan dan santun.

Maka dari itu, pastikan untuk berhati-hati dengan kata-kata yang kamu pilih ketika berkomunikasi dengan pelanggan.

Selain berterus terang dan bersikap terbuka selama melayani pertanyaan dari pelanggan, salah satu aspek yang harus selalu ditekankan adalah penggunaan bahasa yang positif.

Selalu cari cara untuk membantu pelanggan, dan jika mereka memiliki beberapa permintaan selama masih beralasan, fokuskan saja jawaban kamu ke pemecahan masalah.

Alih-alih berkata, “Saya tidak tahu” kamu bisa bilang, “Saya akan mencari tahu lebih jauh.”

4. Dengarkan Pelanggan

tips customer service untuk tingkatkan layanan pelanggan
Foto: Pexels.com

Tips customer service lainnya yang perlu kamu perhatikan, yakni pastikan untuk selalu mendengarkan pelanggan.

Berikan pelanggan perhatian yang penuh dengan mendengarkan secara seksama sehingga mereka merasa dihargai.

Ingat untuk tidak menyela saat mereka di tengah berbicara, karena apa yang mereka sampaikan perlu diutarakan secara secara utuh.

Jadi, tetaplah dengarkan mereka hingga selesai berbicara karena belum tentu apa yang kamu pahami itu sesuai dengan maksud pelanggan.

Selain itu, fokuskan perhatian kamu, karena dalam posisi pelanggan tentunya kamu tidak ingin mengulangi pembicaraan berulang-kali, bukan?

Baca Juga: 9 Indikator Kualitas Layanan dan Manfaatnya bagi Pelanggan

5. Pahami Maksud, Jadi Proaktif

Setelah mendengarkan, inilah momen kamu untuk menentukan apakah si pelanggan bingung, kesal atau kurang puas, kemudian menindaklanjuti persoalan tersebut.

Untuk tips customer service selanjutnya, ulangi inti pembicaraan atau permasalahan jika ada yang kurang jelas, berikan jawaban yang dibutuhkan oleh pelanggan, dan terus proaktif mencari alternatif dari solusi yang kamu tawarkan kepada mereka.

Misalnya, jika kamu sebagai reseller produk kecantikan menghadapi pelanggan yang ingin mencari alat kosmetik tertentu tetapi bingung ingin memilih merek yang mana.

Kamu bisa menawarkan berbagai opsi yang sesuai dengan kebutuhannya atau membantu memilih berdasarkan pengalaman pribadi atau review positif yang sebelumnya pernah kamu dengar dari pelanggan lain.

6. Bersabar dan Posisikan sebagai Pelanggan

Bisa dijamin bahwa kamu akan menghadapi pelanggan dengan karakter yang begitu berbeda dari satu sama lain.

Mungkin beberapa akan tampak tenang dan kooperatif, tapi sering juga kita hadapi yang lebih ‘reaktif’.

Sebagai tips customer service, di sinilah kesabaran kamu akan diuji, karena belum tentu apa yang kamu sampaikan akan diterima oleh si pelanggan.

Jika dihadapi keadaan yang kurang mengenakkan, hindari penggunaan suara dan nada yang keras. Jangan pernah menyalahkan rekan kerja, keadaan, apalagi pelanggan itu sendiri.

Bukan berarti mereka selalu benar, tetapi perdebatan tidak akan selalu membantu memecahkan masalah.

Sebagai pelayan customer service yang profesional, pastikan untuk tidak terprovokasi dan tunjukkan bahwa kamu siap menindaklanjuti permintaan si pelanggan.

Baca Juga: Tujuan Riset Pasar untuk Tarik Pelanggan, Ini Tips Melakukannya

7. Review Kembali dengan Feedback

8 Tips Customer Service untuk Tingkatkan Layanan Pelanggan
Foto: SIRCLO Photo Stock

Meskipun sudah merasa mampu memberikan layanan terbaik bagi para pelanggan, belum tentu mereka merasakan hal yang sama.

Berhubung customer service merupakan fitur terpenting dalam menjaga loyalitas pelanggan, berikan wadah bagi mereka untuk memberikan feedback terhadap layanan yang kamu berikan sehingga kamu akan terus terpacu untuk meningkatkan kualitasnya.

Kamu bisa meminta mereka mengisi rating dari skala Sangat Puas hingga Tidak Puas pada online feedback form yang kamu miliki.

Siapa lagi yang mampu memberikan feedback paling objektif mengenai layanan kamu, kalau bukan para pelanggan?

Jadi, jangan sampai melewatkan tips customer service yang satu ini, ya!

8. Tunjukkan Semangat yang Tinggi

Pada akhirnya, customer service adalah sesuatu yang harus dilakukan dengan motivasi dan semangat yang tinggi.

Perlu kamu ketahui sekali lagi bahwa customer service memegang salah satu peran krusial dalam berbisnis sebagai pemelihara hubungan antara toko dan pelanggan.

Oleh karena itu, ambillah berbagai inisiatif untuk selalu memberikan yang “lebih” kepada pelanggan.

Hal ini tentu akan memakan waktu dan usaha yang lebih banyak, meskipun hasilnya mungkin tidak akan langsung terlihat. Namun, cepat atau lambat semua manfaatnya akan terasa.

Jika kamu berperan sebagai pemilik toko, perlakukan barisan tim atau karyawan dengan baik dan hormat sehingga mereka juga akan terdorong untuk menghargai pelanggan.

Baca Juga: 7 Cara Mengatasi Komplain Konsumen Melalui Chat Commerce

Itu dia beberapa tips customer service yang perlu kamu terapkan dalam mengelola usaha.

Dengan tips customer service tersebut, kamu bisa membantu pelanggan untuk memiliki pengalaman yang positif dan merasa puas ketika berbelanja.

website toko online

Saatnya Buka Toko Online Sendiri, GRATIS!

Saatnya Punya Toko Online Sendiri, GRATIS !